Jeżeli prywatny samochód używany jest przez pracownika w celach służbowych, to od zwrotu kosztów tego wykorzystania nie są naliczane składki zarówno na ubezpieczenia społeczne, jak i na ubezpieczenie zdrowotne.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne pracowników ustala się stosując przepisy, które służą do określenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie emerytalne i rentowe. Wobec tego koszt użytkowania prywatnych samochodów pracowników w jazdach lokalnych na potrzeby pracodawcy nie stanowi podstawy składek na ubezpieczenia społeczne. W związku z tym, ponieważ ryczałt samochodowy nie wchodzi w skład podstawy wymiaru wyżej wymienionych składek, to nie są naliczane od niego również składki na ubezpieczenie zdrowotne. 

Koszty ponoszone przez pracownika z tytułu wykorzystywania jego prywatnego pojazdu na potrzeby pracodawcy zwracane są na podstawie umowy cywilnoprawnej zawieranej między pracodawcą i pracownikiem, którego samochód używany jest do celów służbowych. Wówczas koszty te zwracane są w formie ryczałtu. Przy wypłacaniu ryczałtu pieniężnego pracownik nie ma obowiązku udokumentowania przebiegu pojazdy w ewidencji przebiegu samochodu.

Konieczne jest natomiast złożenie przez pracownika pisemnego oświadczenia o wykorzystywaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane, które dotyczą pojemności silnika, marki i numeru rejestracyjnego samochodu. Konieczne jest też określenie liczby dni, w których pracownik będzie nieobecny w pracy w danym miesiącu. Dotyczy to zarówno urlopów, jak i choroby pracownika. Poza nieobecnością pracownika w firmie, ważne jest by określić także ilość dni w miesiącu, w których pracownik nie dysponował swoim samochodem w pracy. W przypadku określenia ilości dni roboczych, w których pracownik był nieobecny, lub nie posiadał samochodu, kwota ryczałtu ulega zmniejszeniu o jedną dwudziestą drugą za każdy taki dzień.   
Kwota ryczałtu wyłączona jest z podstawy naliczania wymiaru składek, tylko wówczas gdy nie przekracza ona wartości podanej w przepisach. W przypadku, gdy pracownik otrzymuje wyższą kwotę, pracodawca powinien opłacać składki na ubezpieczenie społeczne, których wartość wyznacza się zależnie od różnicy pomiędzy wypłacaną kwotą a tą określoną w przepisach.

Podstawa prawna i wszelkie obowiązujące przepisy znajdują się w § 2 ust. 1 pkt. 13 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr161, poz. 1106 ze zm.) oraz w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 ze zm.).