Art. 281 a Ordynacji Podatkowej, mówi iż podatnik, płatnik, inkasent może wyznaczyć osobę fizyczną, która będzie upoważniona do reprezentowania go w trakcie kontroli podatkowej.
Przepisy nie mówią o żadnych ograniczeniach czy też wskazaniach jakie ta osoba powinna spełniać. Wynika z tego, że reprezentantem nie musi być doradca podatkowy, radca prawny ani adwokat. Osoba ta jednak musi być pełnoletnia i nieubezwłasnowolniona.
Od strony formalnej wymagane jest, aby wyznaczenie reprezentanta było na piśmie i zostało zgłoszone Urzędowi Skarbowemu. Naczelnik Urzędu Skarbowego właściwy w sprawie opodatkowania podatkiem dochodowym powinien uzyskać informację o wyznaczeniu reprezentanta przez podatnika.
Wszczęcie kontroli podatkowej sprowadza się do tego, mowa o tym w art. 284 Ordynacji Podatkowej, że kontrolowanemu doręczane jest upoważnienie do przeprowadzenia kontroli, a pracownicy fiskusa okazują swoje legitymacje służbowe. Jeśli kontrolowanym jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej wówczas upoważnienie otrzymuje członek zarządu, wspólnik lub inna osoba upoważniona do reprezentowania firmy.
Czasami bywa tak, iż Urząd Skarbowy może odstąpić od wyżej wymienionej procedury. Zdarza się to często gdy istnieje ryzyko utraty materiału dowodowego lub jest duże prawdopodobieństwo popełnienia przestępstwa skarbowego lub wykroczenia skarbowego.
Nie oznacza to jednak, że podatnik, u którego wszczęto tak kontrolę, nie uzyska upoważnienia do jej przeprowadzenia.
Upoważnienie musi być obowiązkowo mu doręczone w ciągu 3 dni od wszczęcia kontroli. W przeciwnym razie dokumenty z czynności kontrolnych nie będę miały mocy dowodowej w postępowaniu podatkowym.
Podczas kontroli biegli mogą wydać opinie a świadkowie zeznawać. Nie powinny być też zaskoczeniem oględziny. Kontrolowany musi być jednak uprzedzony o tym, iż fiskus ma zamiar przeprowadzić dowód.
W ciągu 3 dni kontrolowany musi być uprzedzony, gdzie i kiedy zostanie przeprowadzony dowód z zeznań świadków i opinii biegłych.
Natomiast jeżeli chodzi o oględziny, podatnik musi być powiadomiony nie później niż bezpośrednio przez podjęciem tych czynności.
Nie zawsze jednak kontrolujący stosują się do tych reguł. Nie muszą być one stosowane wówczas, gdy kontrolowany jest nieobecny, a okoliczności sprawy uzasadniają, aby natychmiast przeprowadzić dowód.
Art. 290 Ordynacji Podatkowej informuje nas o Protokole, w którym znajduje swoje odzwierciedlenie przebieg kontroli. Protokół zawiera głównie zakres i przedmiot kontroli, czas i miejsce jej prowadzenia, opis dokonanych ustaleń faktycznych i dokumentację przeprowadzonych dowodów a także wskazanie kontrolowanego i kontrolujących.
Co może wzbudzić zdziwienie nie ma oceny prawnej sprawy. Nie wątpliwie jest to utrudnienie dla kontrolowanego, gdyż nie wie czy kontrola wypadła pomyślnie, czy też nie. Może mieć wówczas problem z ustosunkowaniem się co do ustaleń zawartych w protokole.
Jeśli kontrolowany nie zgadza się z ustaleniami protokołu może przedstawić wyjaśnienia, albo zastrzeżenia, wskazując równocześnie wnioski dowodowe.
Jest na to przewidziany termin 14 dniowy od doręczenia mu Protokołu. Kontrolujący również mają termin 14 dniowy od otrzymania zastrzeżeń lub wyjaśnień od kontrolowanego. W ciągu tego terminu muszą zawiadomić kontrolowanego o sposobie załatwienia sprawy.
Jeżeli kontrolowany nie złoży wyjaśnień lub zastrzeżeń do protokołu w wyżej wymienionym terminie wówczas przyjmuje się, że nie kwestionuje ustaleń kontroli.
