Przyznanie pracownikowi nagrody zależy przede wszystkim od dobrej woli pracodawcy. Nie jest zatem prawnym obowiązkiem. Podstawą do udzielenia nagrody jest (za art. 105 k.p.) wzorowe wypełnianie obowiązków, przejawianie inicjatywy w pracy i podnoszenie jej wydajności, które w sposób szczególny przyczynia się do wykonywania zadań zakładu pracy oraz ponadprzeciętne zaangażowanie się w pracę.

Ocena, w jakim stopniu wykraczamy ponad normę, należy do pracodawcy. Pracownik nie posiada żadnych podstaw prawnych, by ubiegać się o otrzymanie nagrody.

Choć sam fakt przyznania nagrody nie podlega sądowi pracy, nakłada on jednak pewne obowiązki na pracodawcę. Musi on bowiem dysponować nagrodami w stopniu równym wobec każdego pracownika. Inaczej mówiąc, nagroda nie może stać się narzędziem dyskryminacji pracowników.

Przyznanie nagrody powinno nastąpić w formie pisemnej. Zgodnie z kodeksem pracy odpis decyzji pracodawcy o przyznaniu nagrody musi zostać złożony do akt osobowych pracownika. Obecnie coraz częściej pracodawcy korzystają z korespondencji elektronicznej i właśnie ta metoda budzi szczególne kontrowersje. Może zaistnieć bowiem sytuacja, w której pracodawca nie otrzyma informacji zwrotnej o przyjęciu nagrody i zapoznaniu się z decyzją o jej przyznaniu. Brak tej informacji często wykorzystywany jest przez pracodawców jako podstawa wycofania się z obietnicy przyznania nagrody. Należy jednoznacznie zaznaczyć, iż pracodawca nie może jednostronnie cofnąć oświadczenia o przyznaniu nagrody, nawet jeśli jego sytuacja finansowa uległa pogorszeniu.

W deklaracji o wypłacie nagrody pracodawca, dla uniknięcia ewentualnych konfliktów, powinien zawrzeć imię i nazwisko beneficjenta premii oraz jej wysokość i datę wypłacenia. Jeśli pracodawca przyzna pracownikowi nagrodę, nie ma podstaw prawnych do wycofania się.