Od 21 lipca br. każdy przedsiębiorca, który zatrudnia w swojej firmie więcej niż 5 pięć osób, będzie musiał rozliczać się z ZUS jedynie przy pomocy elektronicznego podpisu. Jednak mimo tego faktu wciąż e-podpis nie jest powszechnie wykorzystywany.

Dokument elektroniczny certyfikowany za pomocą e-podpisu niesie ze sobą takie same skutki prawne jak tradycyjny, czyli np. nie można go unieważnić. Jednocześnie nie sposób nie zauważyć ewidentnych korzyści płynących z użytkowania podpisu elektronicznego. Przede wszystkim dokument może zostać przesłany do adresata zdecydowanie szybciej, jest też bezpieczniejszy niż tradycyjny papierowy dokument. Podpis elektroniczny pociąga za sobą zwiększenie przepływu informacji, obniżenie kosztów prowadzenia korespondencji oraz korzyści organizacyjne. Wiąże się to z tym, że dokumenty w cyfrowym formacie są łatwiejsze do przechowywania, katalogowania czy szybkiego wyszukiwania. Dodatkowo użytkownicy e-podpisu mogą liczyć na sprawniejsze kontakty z administracją publiczną.

Jak na razie użytkownikami podpisów elektronicznych są przede wszystkim banki, które przesyłają do Ministerstwa Finansów różnego rodzaju dane i dokumenty. E-podpis wykorzystywany jest także przez zwykłe przedsiębiorstwa, które już w tej chwili komunikują się z ZUS drogą elektroniczną, czy wysyłają faktury elektroniczne. Do użytkowników ostatnio dołączyła również służba zdrowia oraz wyższe uczelnie.

Jeszcze kilka lat temu argumentem przeciw użytkowaniu e-podpisu była cena, jaką trzeba było zapłacić za możliwość korzystania z tego podpisu. Podczas gdy jeszcze niedawno koszty wahały się w okolicy tysiąca złotych, obecnie kompletny zestaw służący do składania elektronicznego podpisu można nabyć za mniej niż 300 złotych. Cena ta może jeszcze spaść w przypadku przedsiębiorców posiadających już czytniki i kartę kryptograficzną. Wówczas koszt rozpoczęcia rozliczania z ZUS poprzez drogę elektroniczną będzie wynosił mniej niż 200 zł, a odnowienie certyfikatu po dwóch latach jedynie 95 zł.

Obecnie elektroniczne wersje dokumentów można wykorzystywać do rozliczania się z ZUS i urzędem skarbowym. Przedsiębiorcy mają również możliwość zarejestrowania bazy w GIODO, zgłoszenia zmian do KRS oraz uczestniczenia w aukcjach i licytacjach elektronicznych. Każdy podatnik może złożyć deklarację podatkową drogą elektroniczną. Jednak już od początku maja wszystkie urzędy będą zobligowane do przyjmowania dokumentów elektronicznych, co oznacza, że wszelkie sprawy urzędowe będzie można załatwić przy pomocy elektronicznego podpisu, bez wizyty w siedzibie urzędu. 

Z dniem 21 lipca br. na przedsiębiorcach zatrudniających powyżej pięciu osób będzie spoczywał obowiązek prowadzenia rozliczeń z ZUS wyłącznie przy wykorzystaniu certyfikatów kwalifikowanych. Taką konieczność nakładają na przedsiębiorców przepisy ustawy o informatyzacji. Użycie certyfikatów kwalifikowanych jest niezbędne do tzw. bezpiecznego podpisu elektronicznego, równoważnego z własnoręcznym podpisem.

Mimo że certyfikaty kwalifikowane są obligatoryjne, to nie ma konieczności ich zakupu, o ile firma prowadzi swoje rozliczenia poprzez biuro rachunkowe. Taka możliwość istnieje poprzez możliwość podpisywania przez biuro dokumentów pochodzących od wielu firm za pomocą jedynie jednego certyfikatu kwalifikowanego.