Przedsiębiorcy często mają problem z jednoznacznym określeniem sposobu rozliczenia wydatków na zakup oprogramowania komputerowego. Część właścicieli firm uważa, że te wydatki należy zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów, inni zaś sądzą, że można je amortyzować. Jaka jest w takim przypadku właściwa wersja?

Należy zacząć od wskazania, że nabywając program komputerowy podatnik faktycznie nabywa licencję do korzystania z tego oprogramowania, na określonych w umowie polach eksploatacji. Odwołując się do konkretnych przepisów, możemy wywnioskować, że licencje stanowią wartości niematerialne i prawne podlegające amortyzacji, jeżeli przewidywany okres używania jest dłuższy niż rok. Ponadto należy też zaznaczyć, że okres amortyzacji licencji nie może być krótszy niż 24 miesiące.

Największy problem wiąże się z ustaleniem wartości początkowej licencji. W przypadku nabycia licencji za jej wartość początkową uważa się cenę nabycia. Za ową „cenę nabycia” uważa się kwotę należną zbywcy, powiększoną o koszty związane z zakupem naliczone do dnia przekazania wartości niematerialnej i prawnej do używania, a w szczególności koszty instalacji i uruchomienia programów komputerowych. Zwrot „w szczególności” oznacza, że nie jest to zamknięty katalog wydatków powiększających wartość początkową licencji.

Wartość początkowa może być podwyższona o wydatki, które wiążą się z wdrożeniem i uruchomieniem systemu komputerowego, umożliwiające jego użytkowanie. Mogą to być np.:
- wydatki na konfigurację systemu na potrzeby podatnika, wpisanie lub przeniesienie danych, prace testowe sprawdzające poprawność działania poszczególnych funkcji systemu (Dyrektor Izby Skarbowej w Poznaniu, 20 lutego 2008r., ILPB3/423-262/07-2/ŁM);
- dostosowanie istniejących w jednostce procedur działania, podróże służbowe związane z wdrożeniem programu (Izba Skarbowa w Gdańsku, 23 marca 2006r., BI/4218-0005/06).

Należy przy tym pamiętać, że np. szkolenie pracowników w zakresie obsługi wdrożonego systemu nie zalicza się do wydatków. Tego typu szkolenia to koszty dotyczące podniesienia kwalifikacji pracowników i w związku z tym powinny zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w momencie poniesienia (Pomorski Urząd Skarbowy, 6 stycznia 2006r., DP/PD/423-0135/05/AK).

Może się tak zdarzyć, że opłaty wynikające z umowy licencyjnej będą uzależnione od wysokości przychodów z licencji lub praw uzyskanych przez licencjobiorcę albo nabywcę. Kiedy ustalamy wartość początkową praw majątkowych, w tym licencji, nie bierzemy pod uwagę tego rodzaju opłat.

Dość powszechnym zjawiskiem jest zakup gotowych zestawów komputerowych, które posiadają już zainstalowany system operacyjny (bądź też inne oprogramowanie). Z reguły firmy ewidencjonują oprogramowanie kupione wraz z zestawem komputerowym i zaliczają je oddzielnie do kosztów uzyskania przychodów. Istnieje jednak jeszcze inne wyjście, a konkretnie odmienne stanowisko organów podatkowych, które uznały, że jeżeli dane oprogramowanie jest niezbędne do uruchomienia komputera (np. system operacyjny), to wchodzi w skład zespołu komputerowego, który może stanowić środek trwały, a cena nabycia zespołu komputerowego obejmuje również wartość takiego oprogramowania (Urząd Skarbowy w Pyrzycach, 27 lipca 2004r., US.PB-1/415-07/2004).

Ostatnią kwestią, która wzbudza wśród przedsiębiorców pewna dozę niepewności jest tzw. aktualizacja oprogramowania. Organy podatkowe są w tym przypadku bardzo zgodne – wskazują, że przepisy ustaw o podatkach dochodowych nie przewidują możliwości „ulepszenia” wartości niematerialnych prawnych – w przepisach mowa jest tylko o „ulepszeniu” środków trwałych. Potwierdziło to także Ministerstwo Finansów w piśmie z dnia 21.05.1996 r., nr PO H/3574/148/96.

Wydatki poniesione na modyfikację (aktualizację) użytkowanych programów stanowią koszt uzyskania przychodów w dacie ich poniesienia (Drugi Mazowiecki Urząd Skarbowy w Warszawie, 20 grudnia 2006 r., 1472/ROP1/423-299/06/AJ). W momencie gdy poniesione nakłady na modyfikację programów utworzyły nową wartość, konieczne będzie przekwalifikowanie tych nakładów oraz zaliczenie ich do wartości niematerialnych i prawnych, a także dokonanie korekty kosztów i odpowiedniego zwiększenia podstawy opodatkowania. W praktyce o powstaniu nowej wartości niematerialnej i prawnej będzie decydowało to, czy podatnik w wyniku modyfikacji zawiera nowe umowy licencyjne (Pomorski Urząd Skarbowy, 31 sierpnia 2007r., DP/423-0098/07/AK; Kujawsko-Pomorski Urząd Skarbowy, 16 października 2005r., ZD1/423-200-94/05).