Do uzyskania refundacji niezbędne jest m.in. złożenie wniosku Wn-U (część I), który stanowi załącznik do rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z dnia 13 grudnia 2007 r. w sprawie refundacji składek na ubezpieczenia społeczne osób niepełnosprawnych. Wnioskodawca musi także przedstawić informację INF-U-G, która dokładnie określa sposób naliczania kwoty dotacji. Ważne jest, aby w poz. 13 załącznika INF-U-G dokładnie określić pełen czas prowadzenia działalności gospodarczej, a następnie w pozycjach 14-17 przedstawić okresy niepełnosprawności. Refundacja w przypadku bycia niepełnosprawnym przez cały miesiąc wynosi 100 proc. wpłaconej kwoty na ubezpieczenia społeczne. Jeśli z orzeczenia o niepełnosprawności wynika, że przedsiębiorca był niepełnosprawny przez krótszy okres niż miesiąc, to zwrot kosztów jest wypłacany proporcjonalnie do liczby dni, kiedy niepełnosprawność była udokumentowana.

Po złożeniu wniosku Wn- U (część I) i informacji INF-U-G, PFRON w terminie do siedmiu dni informuje, czy wyliczenia przedsiębiorcy są zgodne z danymi Funduszu. Jeśli dane osoby niepełnosprawnej i PFRON-u różnią się, to prezes Funduszu wydaje decyzję o wysokości refundacji a przedsiębiorca posiada ewentualną możliwość odwołania się od niej do ministra pracy i polityki społecznej.