Zgodnie z obowiązującymi przepisami pracodawca udziela urlopu pracownikom w oparciu o sporządzony plan urlopów.
Plan urlopowy sporządza się w celu ustalenia terminów wypoczynkowych urlopów przysługujących pracownikom. Termin do którego powinien zostać sporządzony plan nie jest jednoznacznie określony w przepisach, jednakże prawo do nowego urlopu wypoczynkowego nabywa się z dniem 1 stycznia, stąd też przed tym terminem powinien zostać sporządzony plan urlopów. Pracodawca może zrezygnować z ustalania planów urlopów, jeżeli uzyska zgodę zakładowej organizacji związkowej lub jeżeli taka organizacja w ogóle nie została utworzona w jego zakładzie pracy.