Jeśli o zamówienie ubiega się przynajmniej trzech wykonawców, przepisy mówią, że należy wówczas ustanowić pełnomocnika. Może być nim firma zewnętrzna, która nie bierze udziału w przetargu.

Pełnomocnikiem może być zarówno osoba fizyczna, jak i prawna. Nic nie stoi na przeszkodzie, by firma, która sama nie ubiega się o zamówienie, reprezentowała wykonawców wspólnie ubiegających się o wygranie przetargu.

Przykład: trzy różne spółki mogą udzielić takiego pełnomocnictwa spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zajmującej się konsultingiem.