Niektórzy przedsiębiorcy mają obowiązek instalowania kas fiskalnych. Przepisy określają termin instalacji, sposób uruchomienia oraz serwisowania.

Zanim przedsiębiorca zdecyduje się na zakup kasy powinien przyjrzeć  się nie tylko samemu urządzenia ale również rozpatrzyć koszty serwisu oraz koszty obsługi pogwarancyjnej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, klienci kupują kasę fiskalną wraz z obsługą serwisową. Każdy punkt otrzymuje roczną autoryzację producenta na sprzedaż kas. Przy zakupie kasy przedsiębiorca może skorzystać z ulgi w wysokości 50 proc. ceny zakupu netto (kwota ulgi nie może przekroczyć 2,5 tys. zł.). Istnieje również możliwość odzyskania całości kwoty wydanej na zakup kasy, o ile podatnik rozpoczął ewidencjonowanie obrotu w obowiązujących terminach, wykonuje wyłącznie czynności zwolnione od podatku lub jest zwolniony od VAT oraz złożył wniosek do urzędu skarbowego o zwrot kwoty wydanej na zakup kasy fiskalnej.

Aby uzyskać zwrot części lub całości kosztów zakupu kasy fiskalnej przedsiębiorca musi złożyć przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania wniosek do naczelnika właściwego urzędu skarbowego  pisemne zgłoszenie o liczbie kas rejestrujących i miejscu ich używania.

Gdy podatnik kupi już kasę fiskalną ma obowiązek zgłosić ten fakt w ciągu siedmiu dni od dnia jej fiskalizacji do naczelnika urzędu skarbowego w celu nadania numeru ewidencyjnego kasy, a po nadaniu nanieść go w sposób trwały na obudowę kasy. Korzystanie z kasy fiskalnej wiąże się z koniecznością posiadania książki kasy, którą trzeba przechowywać przez okres użytkowania urządzenia fiskalnego oraz udostępniać na żądanie właściwych organów oraz służby serwisowej.

Obowiązki posiadacza kasy fiskalnej

Podatnicy korzystający z kas fiskalnych mają obowiązek rejestracji każdej sprzedaży w kasie oraz drukować z każdej sprzedaży paragon fiskalny, którego oryginał należy przekazać nabywcy. Muszą oni również sporządzać raporty fiskalne dobowe (po zakończeniu sprzedaży w danym dniu, nie później niż przed dokonaniem pierwszej sprzedaży następnego dnia) oraz raporty fiskalne miesięczne (po zakończeniu sprzedaży w danym miesiącu, nie później niż przed rozpoczęciem sprzedaży w miesiącu następnym)
Do innych obowiązków zaliczyć można drukowanie wszystkich emitowanych przez kasę dokumentów i ich kopii na papierowej rolce oraz przechowywanie kopii dokumentów kasowych do końca upływu okresu przedawnienia podatkowego.

Serwis

Ponieważ przedsiębiorcy mogą korzystać z usług tylko jednego wybranego punktu serwisu, należy się dobrze zastanowić przed jego wyborem.
W książce serwisowej w chwili zakupu urządzenia wpisywane są dane serwisanta podstawowego i rezerwowego – tylko te dwie osoby mogą dokonywać czynności serwisowych. Każdą interwencję serwisant musi wpisać do książki serwisowej, a sama książka musi być przechowywana na miejscu instalacji kasy fiskalnej oraz przez pięć lat po zakończeniu pracy na kasie lub zapełnieniu pamięci fiskalnej. W przypadku zniszczenia, zagubienia lub zapełnienia książki serwisowej wpisami należy o zaistniałym fakcie poinformować urząd skarbowy oraz serwis. Należy również pamiętać, aby serwis był szybki i skuteczny – szybkość liczy się szczególnie przy interwencjach w małych sklepach, gdzie funkcjonuje jedna kasa i nie ma kas zapasowych.