Wielu przedsiębiorców trapi problematyka prowadzeni ewidencji czasu pracy. Niedoinformowanie wiąże się z tym jakie dane dokumentacja ta powinna zawierać i na jaki okres czasowy opiewać.

Przepisy nie precyzują w jakich ramach czasowych powinna być prowadzona ewidencja. Jasno stanowią jednak o tym jakie dane muszą być w niej koniecznie zawarte.

Ewidencja czasu pracy musi być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika i zawierać wszystkie dane traktujące o jego wynagrodzeniu i pozostałych świadczeniach związanych z wykonywanymi zadaniami.

Dokumentacja czasu pracy powinna obejmować swoimi zapisami informacje o zadaniach wykonywanych w poszczególnych dniach – zarówno dot. pracy w dni robocze, święta, na dyżurach nocnych, w godzinach nadliczbowych, a także adnotacje o urlopach i usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych dniach wolnych. Ewidencja czasu pracy nie ma określonego w przepisach wzoru. Niezależnie od formy prowadzenia musi zawierać wymagane dane.

Ważne jest też by mylnie nie utożsamiać ewidencji czasu pracy z listą płac czy innymi formami kontroli obecności pracownika w pracy. Także w przypadku gdy głównym założeniem jest ewidencja miesięczna, niektóre zapisy należy traktować w odmienny sposób, np. rocznie ewidencjonować urlopy wypoczynkowe, zwolnienia chorobowe itp.

Pracodawca jest również zobowiązany do udostępnienia ewidencji czasu pracy na każde życzenie pracownika. Dotyczy to również byłych pracowników, którzy mogą potrzebować takich informacji np. w przypadku sporu z pracodawcą.