Kasa fiskalna - od A do Z	12-11-2007
	Autor: aln

Kasa fiskalna jest urządzeniem cyfrowym ewidencjonującym przychody podatników prowadzących sprzedaż usług i towarów na rzecz rolników ryczałtowych i osób fizycznych nie prowadzących działalności gospodarczej. Obowiązek stosowania kas fiskalnych przez przedsiębiorców regulowany jest przez ustawę o podatku od towarów i usług, kodeks karny skarbowy i odpowiednie rozporządzenia ministerstwa finansów.

W myśl tych ustaw, każdy przedsiębiorca, którego przychody ze sprzedaży detalicznej przekroczyły wartość określoną przez Ministerstwo Finansów, obowiązany jest do zakupu kasy i sporządzania tzw. raportów dobowych fiskalnych po zakończeniu każdego dnia sprzedaży. Uwzględniony w raporcie utarg dzienny zostaje trwale zapisany w module fiskalnym kasy.

Kasa fiskalna jest urządzeniem cyfrowym z zainstalowanym oprogramowaniem. Oprogramowanie to organizuje pracę kasy i jej pamięć. W pamięci kasy zapisuje się listę wszystkich towarów, bądź usług, które dana firma posiada w asortymencie. Dodatkowo kasa zapamiętuje, co najmniej, kod kreskowy, cenę towaru i stawkę VAT. Podczas wpisania kodu towaru, lub jego zeskanowania, oprogramowanie kasy odnajduje w bazie danych pozostałe informacje o towarze i drukuje w postaci paragonu oraz zapisuje w pamięci fakt sprzedaży owego towaru. Drukowane są dwie kopie paragonu. Jedną z nich otrzymuje klient, nabywca towaru, druga wędruje do archiwum firmy. Stan liczników sprzedaży może być odczytywany manulanie, przez pracownika sklepu , bądź poprzez specjalne oprogramowanie komputerowe. W obu przypadkach, monitorowanie stanu liczników służy prowadzeniu ewidencji magazynowej firmy.

Kasa fiskalna, oprócz pamięci, klawiatury i wyświetlacza, składa się również z drukarki. Wyróżnia się dwa typy mechanizmów drukujących montowanych w kasach fiskalnych. Pierwszy z nich to „drukarka termiczna”. Jej niewątpliwe atuty to szybkość i wydajność pracy. Dodatkowo jest także drukarką bardzo cichą, co w przypadku niektórych przedsiębiorców ma istotne znaczenie. Kopie paragonów, są w przypadku drukarki tej przechowywane specjalnym papierze termicznym. Archiwizowanie tego papieru może jednak, w przypadku niektórych przedsiębiorstw, stanowić problem, gdyż do dobrego przechowywania wymaga on niskiej temperatury otoczenia.

Innym przykładem mechanizmu drukującego używanego w kasach fiskalnych jest tzw. drukarka igłowa, lub inaczej mozaikowa. Konstrukcja tego typu drukarek nie jest nowatorska. Drukowanie za pomocą igły jest głośne i stosunkowo długo trwa. Niemniej jednak drukarka igłowa z całą pewnością sprawdzi się, jeśli chodzi o archiwizowanie kopii paragonów. Kasy fiskalne z drukarką igłową zakupić powinny przedsiębiorstwa, na które odpowiednie przepisy nakładają obowiązek przechowywania dokumentacji archiwalnej przez okres pięciu lat.

Do wiodących producentów kas fiskalnych, których wyroby spotykamy na polskim rynku należą: Apollo, Sharp, Uniwell, Samsung, Casio, Optimus, Novitus, Posnet, Elcom, Innova, Elemis. Ceny kas fiskalnych na rynku polskim wahają się od 200 zł za małe kasy jednostanowiskowe, do ok. 5000 zł za wysoko zaawansowane kasy systemowe.

Jedną z ważniejszych jednostek składowych kasy fiskalnej jest wspomniany wyżej moduł fiskalny. Jest to układ elektroniczny wyposażony w niekasowalną pamięć, w której zapisuje się informacje o raportach dobowych fiskalnych. Pamięć modułu fiskalnego jest ograniczona. Zazwyczaj, pomieścić on może do dwóch tysięcy raportów, co przekłada się na pięć lat pracy urządzenia. Moduł fiskalny jest zabezpieczony przed ingerencją zewnętrzną ze strony zarówno właściciela kasy, jak i nieuprawnionego serwisanta. Do zabezpieczania modułów fiskalnych stosuje się żywicę. Dodatkowym zabezpieczeniem przed ingerencją zewnętrzną są plomby na obudowie, do których usunięcia uprawniony jest jedynie odpowiedni serwis, który musi posiadać ważne uprawnienia wydane przez producenta, bądź importera danego modelu kas fiskalnych. Kasy muszą być poddawane obowiązkowym przeglądom technicznym raz do roku. Przeglądy te odnotowuje się w książce serwisowej kasy. W przypadku kontroli z urzędu skarbowego w pierwszej kolejności sprawdzane są: moduł fiskalny, nienaruszalność plomb na obudowie i poprawność (oraz regularność) wpisów w książce serwisowej kasy. Koszta corocznych przeglądów kas fiskalnych wahają się od 40 do ok. 200 zł.

Każda kasa fiskalna pracować może w dwóch trybach – fiskalnym i szkoleniowym. Kasa znajduje się w trybie szkoleniowym zaraz po jej zakupie. W trybie tym moduł fiskalny nie jest aktywowany, w związku z czym nie rejestruje on żadnych transakcji. Kasa w takim trybie pracy wykorzystana może zostać, na przykład podczas szkolenia personelu. Aby kasa nadawała się do użytku w prowadzeniu działalności gospodarczej, należy poddać ją procesowi fiskalizacji. Proces ten polega na aktywowaniu modułu fiskalnego. Odbywa się to poprzez wprowadzenie do niego numeru NIP. Od momentu fiskalizacji kasa rejestruje wszystkie transakcje podlegające opodatkowaniu.

Obowiązek homologacji konkretnego modelu kasy fiskalnej związany jest z bardzo szczegółowymi wymaganiami konstrukcyjnymi kasy określonymi przez Ministerstwo Finansów. Do podstawowych wytycznych, jakimi kieruje się Ministerstwo Finansów przy akceptacji kas do pracy na terenie Rzeczypospolitej Polskiej są ich: budowa, moduł fiskalny, oprogramowanie, reagowanie na sytuacje nieprzewidziane, zasilanie itp. Proces przydzielania certyfikatu homologacji trwa zazwyczaj ok. sześciu miesięcy.

ECR to skrót od angielskiego Electronic Cash Register, co oznacza „kasę elektroniczną”. Kasy ECR to rozbudowane urządzenia elektroniczne kupowane w zależności od potrzeb danego przedsiębiorcy. Przed dokonaniem zakupu takiej kasy, sprawdza się jednak dokładnie, jakie powinna mieć ona parametry, by sprostała wymaganiom firmy. Kasy te wyposażone są w pamięć RAM, w zależności od modelu od 1 do 8 MB. W niektórych przypadkach istnieje możliwość rozbudowy tej pamięci o dodatkowe megabajty. Pamięć kasy ECR umożliwia przechowywanie informacji statystycznych przedsiębiorstwa dotyczących sprzedaży z jednego okresu. Informacjami tymi może być, na przykład: suma sprzedaży wszystkich kasjerów w ciągu danej zmiany, czas otwarcia i zakończenia zmiany, sumę sprzedaży poszczególnych towarów itp.. Pamięć kasy ECR skonstruowana jest tak, iż w przypadku niewystarczającej ilości miejsca informacje najstarsze są nadpisywane w stosunku do wcześniejszych. Niektóre modele tych kas posiadają tzw. bufor paragonów, pozwalający im na zapamiętanie do kilku tysięcy pozycji paragonów. Informacje zapisane w pamięci takiej kasy są następnie przekazywane do serwera zarządzającego systemem kasowym, gdzie podlegają archiwizacji.

Kasy EPOS (z angielskiego Electronic Point of Sale) są to tzw. kasy komputerowe. W praktyce przypominają one komputer wyposażony w klawiaturę PC, drukarkę, monitor, lub wyświetlacz zastępczy, wyświetlacz dla klienta, czytnik kodów kreskowych, czytnik kart płatniczych itp. Wyposażenie to, jego ilość i rodzaj może być zupełnie różny w przypadku różnych modeli kas POS. Co ważne jednak, w przypadku kas elektronicznych specjalnym przepisom podlega jedynie drukarka fiskalna. Ona to posiadać musi certyfikat homologacji, oraz podlega zaostrzonym przepisom serwisowym. Oprogramowanie tego typu kasy, również nie podlega obostrzeniom prawnym, lecz może być dowolnie modyfikowane i przystosowywane do potrzeb i wymagań danego przedsiębiorstwa. Z racji tego, że kasy POS wyposażone są w dyski twarde, oferują możliwość zapamiętania ogromnej ilości transakcji. Dzięki temu mogą oprócz funkcji kasy, pełnić również funkcję archiwum przedsiębiorstwa.

Kasa jednostanowiskowa to rozwiązanie idealne dla małych przedsiębiorstw. Z pewnością zainteresują się nią taksówkarze, drobni sprzedawcy i usługodawcy. Kasy jednostanowiskowe, o ile oferują możliwość podłączenia ich do komputera, o tyle wykorzystywane bywa ono jedynie do programowania kasy. W małych przedsiębiorstwach kasy nie muszą współpracować z systemem kasowym i magazynowym, dzięki czemu kasy jednostanowiskowe wydają się dla tego rodzaju firm doskonałym rozwiązaniem.

Zadaniem tych kas jest współpraca w ramach systemu kasowego i przekazywanie danych sprzedażowych do systemu magazynowego. Z reguły kasy te są większe i rozbudowane bardziej niż kasy jednostanowiskowe. Do grupy tej kwalifikują się Większe kasy ECR lub POS. Oprócz możliwości współpracy sytemowej, ten rodzaj kas oferuje także większe możliwości funkcjonalne w stosunku do kas jednostanowiskowych. Do głównych z nich należą, m.in.: komunikacja z serwerem w czasie rzeczywistym, obsługa kart płatniczych i przelewów, większa pamięć, a co za tym idzie, bardziej pojemna baza pozycji ofertowych.

Polskie prawo przewiduje szereg przypadków, w których przedsiębiorca może zostać zwolniony całkowicie, lub czasowo z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży. I tak zwalnia się podatników:

- opłacających zryczałtowany podatek dochodowy w przypadku niektórych typów działalności wyszczególnionych w odpowiednim rozporządzeniu;
- których kwota obrotu nie przekroczyła 40000 zł w minionym roku podatkowym, jeśli wcześniej nie zaistniał wobec nich obowiązek ewidencjonowania;

W przypadku naruszenia obowiązku posiadania kasy fiskalnej i rejestracji sprzedaży za jej pomocą wyróżnia się dwie grupy sankcji. Pierwsza grupa dotyczy utraty niektórych ulg podatkowych związanych z obowiązkiem posiadania kasy fiskalnej. Przedsiębiorcy tracą prawo do obniżenia podatku należnego o kwotę stanowiącą 30% podatku naliczonego przy nabyciu towarów i usług. Oprócz tego podatnik nie posiadający kasy fiskalnej w przedsiębiorstwie, które tej kasy wymaga, traci prawo do odliczenia od podatku VAT kwoty wydatkowanej na jej zakup. W myśl odpowiednich przepisów kwota ta jest równowartością 50% ceny zakupu kasy, nie więcej jednak niż 2500 zł na jedną kasę.

Druga grupa to sankcje karne, regulowane przez Kodeks Karny Skarbowy, który mówi iż, w przypadku braku kasy fiskalnej, podatnik zobowiązany do jej posiadania zostanie ukarany karą grzywny do 240 stawek dziennych za nieprowadzenie księgi (gdyż kasa fiskalna jest księgą w rozumieniu prawa skarbowego), albo w przypadku mniejszej wagi karą grzywny za wykroczenie skarbowe.

W przypadku, gdy przedsiębiorca posiada kasę lecz nie ewidencjonuje za jej pomocą sprzedaży również podlega karze grzywny, tak jak za nieprowadzenie księgi – 240 stawek dziennych.

W przypadku, gdy podanik nie wykaże sprzedaży w deklaracji VAT, zostanie ukarany dodatkowo: karą grzywny równą do 720 stawek dziennych, karą pozbawienia wolności do 2 lat, lub obiema tymi karami łącznie, za narażenie podatku na uszczuplenie; karą grzywny do 720 stawek dziennych, gdy kwota niewskazana jest niewielkie wartości; gdy kwota niewskazana nie przekracza 4245 zł karą grzywny za wykroczenie skarbowe; dodatkowym podatkiem w wysokości 30% kwoty zaniżenia zobowiązania podatkowego. Przepisy te mają zastosowanie również w przypadku awarii kasy, podczas której przedsiębiorca nie dokonał przerwy w sprzedaży do czasu usunięcia awarii.

W przypadku rozpoczęcia ewidencjonowania sprzedaży w odpowiadającym terminie istnieje możliwość odliczenia od podatku kwoty równoważnej 50% ceny zakupu kasy (netto), nie większej jednak niż 2500 zł. Urząd skarbowy wykonuje zwrot wymienionej wyżej kwoty w terminie do 25 dnia od daty złożenia odpowiedniego wniosku. Wypłata pieniędzy odbywa się na rachunek bankowy podatnika. Podstawą złożenia wniosku jest dowód zakupu kasy uwzględniający wartość całej kwoty, którą podatnik za kasę tę zapłacił. Wniosek o odliczenie ceny zakupu kasy od podatku powinien zostać złożony przez podatnika do naczelnika właściwego urzędu skarbowego jeszcze przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania. W przypadku większej ilości kas podatnik zobowiązany jest poinformować w zgłoszeniu o jej liczbie i miejscu ich używania. Odliczenie kwoty zakupu kasy może być dokonane w rozliczeniu podatku VAT za miesiąc, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za miesiące późniejsze. W przypadku firm o mniejszych obrotach odliczenie może nastąpić w systemie kwartalnym, za kwartał, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie, lub za kwartały następne.

W pewnych szczególnych okolicznościach istnieje obowiązek zwrotu kwot odliczonych od podatku wydatkowanych na zakup kas fiskalnych. Obowiązek ten ma zastosowanie, jeśli w okresie trzech lat od rozpoczęcia ewidencji przedsiębiorca: