Jeżeli firma przystaje na zwrot kosztów używania przez współpracownika samochodu prywatnego na jej potrzeby, musi pamiętać o konieczności zaprowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Wartość otrzymanego przez współpracownika firmy zwrotu kosztów używania samochodu prywatnego dla celów zleceniodawcy (zamawiającego dzieło) jest wolna od podatku – do wysokości określonych w rozporządzeniu o stawkach, nieprzekraczających kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za jeden kilometr przebiegu pojazdu, czyli na podstawie tzw. kilometrówki (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b updof).

Jak stwierdził Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 25 stycznia 1996 r.(sygn. akt SA/Wr 666/95), „zwolnione są od podatku diety i inne należności, otrzymywane, m.in. z tytułu wykonywania umowy zlecenia, jednakże zwolnienie obejmuje wypłaty z tego tytułu do wysokości określonej w przepisach w sprawie diet i innych należności z tytułu podróży służbowych, obowiązujących w przedsiębiorstwach państwowych.”

Zwolnienie to ma zastosowanie, jeżeli przebieg pojazdu jest udokumentowany w stosowanej ewidencji, a otrzymane świadczenia nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła i zostały poniesione w celu osiągnięcia przychodów zleceniodawcy, zamawiającego (o czym dalej).

Niezależnie od tego, czy współpracownik odbywa samochodem prywatnym do celów firmy tzw. jazdy lokalne (w obrębie miejscowości, w której mieści się siedziba firmy zlecającej), czy zamiejscowe (w kraju i za granicą), są to podróże i zwrot kosztów z tego tytułu (jeżeli strony tak się umówią) jest wolny od podatku – do wysokości limitów określonych przepisami (art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. b w zw. z art. 21 ust. 13 updof).

Informacje, jakie powinna zawierać ewidencja przebiegu pojazdu, są określone w obu ustawach podatkowych – w art. 23 ust. 5 i 7 updof oraz w art. 16 ust. 5 updop). Nie obowiązuje żaden oficjalny wzór takiej ewidencji, natomiast ewidencja taka powinna zawierać co najmniej:

• nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu,
• numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,
• kolejny numer wpisu,
• datę i cel wyjazdu,
• opis trasy (skąd – dokąd),
• liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
• stawkę za 1 kilometr przebiegu,
• kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 kilometr przebiegu,
• podpis podatnika (zleceniodawcy, zamawiającego dzieło) i jego dane.

Ewidencję przebiegu pojazdu dla samochodu używanego przez współpracownika firmy (zleceniobiorcę, wykonawcę dzieła) powinien prowadzić zleceniodawca (zamawiający).

Zwolnienie od podatku diet i innych należności za czas podróży przysługuje osobom niebędącym pracownikami (do wysokości określonych w rozporządzeniu o stawkach oraz obu rozporządzeniach o podróżach służbowych), pod warunkami określonymi w art. 21 ust. 13 updof.

Otóż zwolnienie ma zastosowanie, jeżeli otrzymane świadczenia (w tym – zwrot kosztów używania prywatnego samochodu) nie zostaną zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (zleceniobiorcy, wykonawcy dzieła), natomiast zostaną poniesione:

• w celu osiągnięcia przychodów,
• w celu realizacji zadań organizacji i jednostek organizacyjnych działających na podstawie przepisów odrębnych ustaw, lub
• przez organy (urzędy) władzy lub administracji państwowej oraz jednostki organizacyjne im podległe lub przez nie nadzorowane, lub
• przez osoby pełniące funkcje obywatelskie lub społeczne, o których mowa w art. 13 pkt 5 updof (tj. bez względu na sposób powoływania tych osób), w związku z wykonywaniem tych funkcji (dotyczy to np. radnych).

Reklama:
To niezastąpiona pomoc dla specjalistów ds. płac i księgowych w naliczaniu wynagrodzeń, księgowaniu kosztów pracowniczych, rozliczaniu się z ZUS czy obliczaniu podatku.  www.placewfirmie.pl