Nie ma przepisu, który mówiłby o tym, że składający oświadczenie musi fizycznie dysponować oryginałem, aby sprawdzić jego zgodność.

"Zakład Ubezpieczeń Społecznych w Kielcach podczas przetargu nieograniczonego na dostawę sprzętu komputerowego odrzucił ofertę firmy Koncept. Wykonawca oprotestował decyzję zamawiającego, zarzucając mu prowadzenie postępowania w sposób naruszający zasady uczciwej konkurencji. Zdaniem przedsiębiorcy zamawiający nie miał prawa kwestionować dokumentu potwierdzającego spełnianie przez wykonawcę normy ISO - 13406-2. Przepisy nie określają, w jakiej formie powinna być złożona deklaracja zgodności, a ponadto także w specyfikacji nie określono wymaganej formy dokumentu.

Zamawiający oddalił zarzuty Konceptu, podkreślając, że w specyfikacji wyraźnie wymagał, aby dokumenty zostały przedstawione w formie oryginału lub kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem przez osobę uprawnioną do składania oświadczeń woli w imieniu wykonawcy. Tymczasem dokument przedstawiony przez Koncept miał postać faksu potwierdzonego przez wykonawcę za zgodność z oryginałem, którym w istocie wykonawca nie dysponował w chwili dokonywania potwierdzenia. Z tego powodu zamawiający zażądał oryginału dokumentu lub kopii potwierdzonej notarialnie” - taki przykład podała "Gazeta Prawna”.

Jednak przedsiębiorca postanowił wnieść odwołanie do prezesa Urzędu Zamówień Publicznych. Wnioskował, że tezy dotyczące przetargu zostały nieformalnie uzgodnione, a to świadczy  o tym, że jedna ze stron była inicjatorem prawidłowości deklaracji.

"Gazeta Prawna” pisze, że "zespół arbitrów uznał, że odwołanie zasługuje na uwzględnienie, gdyż oferent nie miał obowiązku dysponowania oryginałem dokumentu w dniu składania ofert, a złożenie przez niego potwierdzenia zgodności z oryginałem na kopii dokumentu otrzymanego faksem od producenta nie może być traktowane jako działanie nieuprawnione, tym bardziej że oryginały spornego dokumentu znajdują się u producenta w tzw. banku certyfikatów. Arbitrzy podkreślili, że żaden z przepisów nie nakazuje, aby składający oświadczenie o zgodności z oryginałem w chwili składania podpisu dysponował nim fizycznie. Także sposób weryfikacji dokumentu wzbudził wątpliwości arbitrów. W efekcie zespół orzekający nakazał zamawiającemu ponowną ocenę ofert z uwzględnieniem oferty firmy Koncept.”