Pytanie: Czy można księgować zwroty towarów na kontach bilansowych i pomniejszać zobowiązania, jeżeli nie otrzymaliśmy faktury korygującej. W umowie mamy zagwarantowane prawo zwrotu, a zwrócony towar przewozi firma kurierska.

Odpowiedź: Nie powinno się dokonywać zapisów w księgach rachunkowych zmniejszających zobowiązania bez podstawy, jaką w takiej sytuacji stanowi otrzymana od kontrahenta faktura VAT korygująca.

Wyjaśnienie: Zapisów w księgach rachunkowych powinno się dokonywać wyłącznie na podstawie tzw. „dowodów źródłowych”.

1. zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów,
2. zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom,
3. wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Ponadto w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji.

Pamiętaj!
Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych na podstawie zastępczych dowodów księgowych nie może jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

Taki dowód sporządza i podpisuje osoba przeprowadzająca daną operację gospodarczą, zasady dokumentowania zdarzeń gospodarczych zaś w taki sposób powinny być określone w zakładowym planie kont. Do wspomnianych operacji można przykładowo zaliczyć zakup w małych ilościach płodów rolnych.

Jeśli zatem uzyskanie faktury korygującej nie jest obiektywnie niemożliwe oraz zakup jest opodatkowany VAT, podatnik powinien poczekać z dokonywaniem zapisów w księgach rachunkowych do momentu otrzymania od kontrahenta zewnętrznego dowodu obcego, którym w tym przypadku jest faktura korygująca. W przeciwnym razie można się narazić na potraktowanie zapisu jako bezpodstawnego.

• Art. 20 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 z późn. zm.).

Reklama:
„Wskazówki Księgowe” - praktyczne rozwiązania problemów związanych z podatkami, rachunkowością, ubezpieczeniami społecznymi i prawem pracy!
www.wskazowkiksiegowe.pl