Co miesiąc każdy z nas znajduje w skrzynce kilka kopert z rachunkami czy fakturami. W skali rocznej Polacy otrzymują nawet 900 mln dokumentów. Czy to się opłaca tym, którzy je wystawiają?
Jak wygląda obieg faktury?
Obecnie usługodawca, po utworzeniu faktury w komputerze, drukuje ją i listownie przesyła do klienta. Ten z kolei chcąc wykonać przelew elektroniczny ponownie musi wprowadzić dane do systemu elektronicznego.
„W przypadku klientów indywidualnych to jeszcze zrozumiałe, bo wielu z nich przyzwyczajonych jest do rachunków papierowych. Ale jeśli mówimy o relacjach pomiędzy przedsiębiorcami, to dzisiejszy obieg faktur jest absurdalny” – mówi wiceprezes Krajowej Izby Rozliczeniowej S.A., Michał Szymański.
Prościej i z korzyścią dla wszystkich byłoby wysłać fakturę pocztą elektroniczną. Z tego rozwiązania korzystają już niektóre firmy.
Dlaczego niektóre firmy nie korzystają z e-faktury?
Aby skorzystać z tego rozwiązania potrzebna jest zgoda klienta. Należy pamiętać również o tym, że nie wszyscy odbiorcy rachunków mają dostęp do komputera i Internetu, a dodatkowo zniechęca ich fakt, iż w celu sprawdzenia rachunku na stronie dostawcy należy pamiętać hasło dostępu oraz kontrolować terminy wystawiania faktur.
Co to jest Bilix?
Firmom, które zamierzają korzystać z faktur elektronicznych, KIR oferuje rozwiązanie kompleksowe, czyli działający od 2008 roku system Bilix. System działa następująco:
- przedsiębiorca przesyła faktury lub rachunki w formie elektronicznej do KIR będącej operatorem systemu
- KIR grupuje rachunki na poszczególne banki, w których klienci mają swoje konta
- faktura lub rachunek pojawia się w systemie bankowości elektronicznej klienta w formacie PDF
- po zaakceptowaniu jej przez klienta jednym kliknięciem dane takie jak: nazwa, adres, numer rachunku odbiorcy, tytuł przelewu i kwota automatycznie skopiują się do szablonu przelewu, który należy autoryzować i faktura jest gotowa do wysłania do klienta
W systemie mogą również krążyć różnego rodzaju materiały informacyjne czy marketingowe, a nawet reklamacje. Faktura elektroniczna to oszczędność wygoda, a także spore oszczędności dla samych firm. Wystarczy zmienić papier na PDF. Oszczędności da się szybko zauważyć w kosztach wydruku i wysyłki faktur.
Jak wdrożyć system?
Wdrożenie systemu w firmie nie wymaga specjalnych warunków technicznych.
To kwestia jednorazowego kosztu związanego z dostosowaniem systemów informatycznych. Następnie co miesiąc wystawca faktury płaci KIR z tytułu wysyłki faktury kilkadziesiąt groszy za pojedynczą wysyłkę.
„W przypadku przedsiębiorcy, który wysyła 20 faktur w miesiącu, oszczędności z przejścia na Bilix raczej nie rzucą na kolana. Koszty stałe, które mogą się pojawić przy wdrażaniu systemu, np. zakup komputera, właściwego oprogramowania, koszt przeszkolenia pracownika, mogą zjeść potencjalne oszczędności. W przypadku dużych korporacji, gdzie generowane faktury liczy się w dziesiątkach, setkach tysięcy, oszczędności wydają się oczywiste” – wyjaśnia Michał Szymański.
Obecnie e-rachunki za pośrednictwem KIR wysyłają: telewizja N, PGE Zakład Energetyczny Warszawa-Teren, PGE Zakłady Energetyczne Okręgu Radomsko-Kieleckiego, ubezpieczyciel Link4 i Akademia im. Leona Koźmińskiego.
Źródło: Mój Biznes/wyborcza.biz
wiele firm chciałoby aby ich klienci korzystali z e-faktury, ale klienci nie mają z tego żadnego pożytku - powiedzmy żadnej premii czy gratisu. a firma wystawiająca e-fakturę oszczędza - na dwukowaniu, papierze, pakowaniu i wysyłaniu, czyli poczcie. więc klienci nie zaprzątają sobie głowy zmianą na elektronikę. nie ma to jak leżący do zapłacenia - na lodówce - rachunek. Takie kontrolowanie e0maila i czytanie oraz pomiętanie o zapłacie może być problemem u starszych ludzi.
KIR - na razie marnie rozwinęty, ciekawe ilu ma klientów i kto płaci za jego obsługę?
