Biznesplan tworzony przez przedsiębiorców zawsze posiada pewne załączniki, które na ogół są wymagane przez instytucje, do których owy dokument jest skierowany. Trzeba powiedzieć, że załączniki pełnią w biznesplanach bardzo ważną rolę, mianowicie obrazują jego podstawowe założenia i stanowią potwierdzenie zawartych w nim faktów. Można powiedzieć, że niejednokrotnie to sam biznesplan jest załącznikiem do dokumentów projektowych składanych na przykład dla otrzymania unijnej dotacji. Warto zaznaczyć na wstępie o funkcjach pełnionych przez załączniki do biznesplanu, aby później omówić ich rodzaje i cel ich dołączania do takiego dokumentu, jakim jest biznesplan.
Funkcje spełniane przez załączniki
Wszystkie załączniki, które są dołączane do biznesplanu muszą pełnić pewną rolę. Są one celowo dodawane do dokumentacji projektowej przedsięwzięcia biznesowego. Oto jakie pełnią one w praktyce funkcje:
· Potwierdzenie faktów – załączniki mogą występować w formie pewnych, formalnych i urzędowych dokumentów, które mają uwiarygodnić fakty zaprezentowane w biznesplanie, na przykład te dotyczące same firmy, tj. informacje o rejestracji firmy w odpowiednim rejestrze, czy o działalności firmy. Załącznikiem może być tu wyciąg z Krajowego Rejestru Sądowego, czy też ksiąg rachunkowych itp.
· Funkcja komunikacyjna – najczęściej mowa tu o oświadczeniach składanych przez prezesów spółek akcjonariuszom. Dokumenty te pochodzą na ogół z najwyższych szczebli hierarchii firmowej, czyli od właściciela firmy, albo bezpośrednio podległych mu menadżerów. Załącznik pełniący rolę komunikacyjną to także na przykład wizytówka, czy też zapisana w formie elektronicznej i wydrukowana strona internetowa danego przedsiębiorstwa.
· Funkcja ostrożnościowa – załączniki mogą pełnić rolę legitymizującą oraz zdejmującą w pewnym sensie odpowiedzialność. Jest to szczególnie ważne w momencie, gdy biznesplan dotyczy transakcji czy przedsięwzięć mających dużą wartość, np. fuzji i przejęć. W obrębie tego rodzaju załączników wymienić można m.in. prognozy rozwoju firmy oparte na niezależnych, zewnętrznych audytach.
· Funkcja marketingowa – mowa tu o załącznikach o czysto reklamowym charakterze, mogą to być zarówno materiały w tradycyjnej, papierowej formie, jak również pliki komputerowe zapisane na płytach DVD, CD, lub pendrive`ach, próbki, wersje demonstracyjne itp. Zwykle takie załączniki pochodzą z mediów, ale stricte nie są uznawane za reklamę. Mogą to być także materiały takie jak umowa z agencją PR czy agencją reklamową, które biorą udział w realizacji przedsięwzięcia.
· Funkcja posiłkowa – chodzi tu o załączniki stanowiące podstawę do stworzenia zawartych w biznesplanie ocen, raportów, prognoz itp. Mogą to być artykuły z prasy specjalistycznej, wykonane na zamówienie raporty, ogólnodostępne zestawienia, wyniki przeprowadzonych audytów itp.
· Inne funkcje, nie wymienione powyżej.
Za załączniki do biznesplanu uznaje się wszystkie informacje i dokumenty pochodzące nie z wewnątrz firmy, ale z jej otoczenia, a więc np. audyty zewnętrzne, czy raporty wykonane wyłącznie na zlecenie danego przedsiębiorstwa.
Forma załączników
Załączniki dodawane do biznesplanu jako potwierdzenie zawartych w nim informacji, mogą występować nie tylko w różnych rolach, ale też w zróżnicowanej formie. Poniżej zostały wymienione najczęściej wykorzystywane formy załączników:
- Papierowa lub komputerowa – papierowe dokumenty są najczęściej stosowane jako załączniki do biznesplanów, jako że najłatwiej jest je wygenerować. Załączniki papierowe charakteryzują się wysoką trwałością, co stanowi o ich przewadze w stosunku do innych form załączników, np. próbek. Są na dodatek wydajne, ogólnodostępne dla wszystkich, wygodne w zastosowaniu, jak i estetyczne, dopasowane do formy samego biznesplanu. W papierowym dokumencie może znaleźć się nie tylko sam tekst, ale również ilustracje, grafiki, wykresy, diagramy i tabele.
- Multimedialna prezentacja komputerowa – coraz częściej na płytach DVD lub CD do biznesplanu dołączana jest prezentacja multimedialna, wykonana z wykorzystaniem prostych w obsłudze programów komputerowych. Może ona zawierać pliki dźwiękowe, klipy video, tekst, czy nawet krótkie programy komputerowe. Nie ulega wątpliwości, że taka forma załącznika jest atrakcyjna i mile widziana przez instytucje, które są adresatami biznesplanów. Trzeba też z drugiej strony nadmienić, że nie powinniśmy w żadnej mierze nadużywać wykorzystywania tej formy załącznika, ponieważ część świata biznesu jest wielce konserwatywna. Jednocześnie, wartość merytoryczna przedstawionych informacji w formie prezentacji multimedialnej na ogół jest uznawana za niską. Sama oprawa prezentacji przyciąga wzrok i uwagę adresatów, ale większym nośnikiem informacyjnym są jednak papierowe dokumenty.
- Próbki – sprawdzają się one w przypadku, gdy biznesplan dotyczy np. produkcji słodyczy czy innych produktów żywnościowych, kosmetyków itp. Mały prezent, próbka produktowa na pewno zostanie pozytywnie odebrana przez osobę rozpatrującą biznesplan.
- Wersje demo programów – jeśli biznesplan dotyczy w pewnym stopniu aplikacji komputerowych, można dodać na nośniku CD, DVD, lub pendrive, demonstracyjną wersję programu.
Przykłady załączników do biznesplanu
Wśród załączników, jakie na ogół dołączane są do biznesplanów mogą znaleźć się następujące dokumenty:
- Statut firmy,
- Listy intencyjne – koniecznie poświadczone podpisem wystawiającego,
- Notarialne kopie dokumentów firmowych,
- Oryginalne wyciągi urzędowe,
- Wyciąg z ewidencji działalności gospodarczej,
- Odpis z Krajowego Rejestru Sądowego,
- Raporty analityczne,
- Reklama telewizyjna,
- Reklama prasowa,
- Reklama radiowa,
- Próbki produktów,
- Dowody sądowe,
- Wywiady i publikacje prasowe,
- Nieoficjalne strony internetowe o firmie itp.
Brak komentarzy
Tego artykułu jeszcze nie skomentowano. Bądź pierwszy...