W czasie zbliżających się ferii zimowych pracownicy często będą wykorzystywać służbowy samochód do wyjazdu na urlop. Polskie prawo uznaje, że na taki wyjazd trzeba uzyskać zgodę właściciela pojazdu. W przypadku floty własnej musi być ona wydana przez upoważnioną do tego osobę w firmie, natomiast jeśli samochody firmowe są leasingowane, to zgoda taka powinna pochodzić od leasingodawcy.
Powołując się na konwencję o ruchu drogowym, Jarosław Adamkiewicz z LeasePlan Fleet Management tłumaczy: „Jeżeli pojazd nie jest zarejestrowany na nazwisko osoby jadącej nim (np. pojazd wypożyczony), to organy kontroli ruchu drogowego są uprawnione do sprawdzenia czy kierujący ma prawo do poruszania się danym pojazdem. Organy kontroli w tej sytuacji mogą żądać dokumentu odpowiednio do przepisów kodeksu cywilnego. Powyższe wymagania dotyczą również przedsiębiorcy użytkującego pojazd nie zarejestrowany na tego przedsiębiorcę. Oznacza to, że w przypadku podróżowania pożyczonym samochodem istnieje możliwość, że ktoś podczas kontroli zażąda od nas nie tylko dowodu rejestracyjnego, ale również innego dokumentu świadczącego o naszym prawie do korzystania z pojazdu. Może być to np. umowa użyczenia, którą regulują przepisy kodeksu cywilnego”.
Ponieważ polskie przepisy ruchu drogowego powstały wcześniej niż obowiązujące w naszym kraju przepisy unijne, znajdując się w jakimś z krajów UE raczej nie zostaniemy spytani o upoważnienie, w momencie posiadania wszystkich dokumentów samochodu. Jednak np. na Ukrainie lub w Białorusi wymagana jest nie tylko zgoda właściciela, ale również notarialne poświadczenie upoważnienia oraz jego tłumaczenie przysięgłe. Ponieważ w krajach europejskich nie ma jednolitych przepisów, dobrze jest zaopatrzyć się w tego typu pozwolenie nawet jeśli miałoby nam się nie przydać. Powinno ono być wystawione na konkretnego pracownika i zawierać przynajmniej jego imię i nazwisko oraz numer paszportu lub dowodu osobistego. Dokument najlepiej przygotować w języku polskim i angielskim.
"W trakcie zagranicznego urlopu nie wolno zapomnieć też o tzw. Zielonej Karcie, czyli ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej posiadaczy pojazdów mechanicznych w ruchu zagranicznym. Po przystąpieniu Polski do Unii Europejskiej Polacy nie muszą się już legitymować Zieloną Kartą w wielu krajach. Zielona Karta jest jednak nadal wymagana w krajach takich jak: Albania, Iran, Rumunia, Andora, Izrael, Serbia i Czarnogóra, Białoruś, Macedonia, Tunezja, Bośnia i Hercegowina, Maroko, Turcja, Bułgaria, Mołdawia, Ukraina" – dodaje Jarosław Adamkiewicz, LeasePlan.
