Pracownik ma prawo skorzystać w I kwartale następnego roku z niewykorzystanego urlopu, do którego prawo nabył w poprzednim roku kalendarzowym. W przypadku nieudzielenia urlopu do 31 marca, nie przepada on, a pracownik nadal może go wykorzystać (dopiero po 3 latach przedawni się prawo do tego urlopu), jednak w tej sytuacji pracodawcy grożą sankcje ze strony inspekcji pracy. Istnieje też ryzyko, że pracodawca zostanie pozwany przez pracownika do sądu o udzielenie zaległego urlopu.

Osobą odpowiedzialną za niewykorzystanie urlopu jest ten, który decyduje o jego udzieleniu. W przypadku gdy odpowiedzialni za to są np. kierownicy działów, pracodawca nie opowiada za nieudzielenie urlopu w terminie. W takiej sytuacji warto przypomnieć odpowiednim osobom, że powinni uzgodnić z pracownikami terminy wykorzystania zaległych urlopów do 31 marca 2009 r.

W opisanej sytuacji niepotrzebny jest wniosek pracownika, ponieważ udzielenie urlopu w podanym terminie jest obowiązkowe. Daje to pracodawcy możliwość „przymusowego” wysłania pracownika na urlop niezależnie od zasad jego udzielania. Nie dotyczy to jedynie dni zaległego urlopu na żądanie - który w nowym roku przekształca się co prawda w „zwykły urlop” - ale nie podlega obowiązkowi wykorzystania go do 31 marca następnego roku.

W przypadku gdy pracownik nie może wykorzystać urlopu z powodu nieusprawiedliwionej nieobecności, pracodawca nie ponosi konsekwencji.