Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO)

Ustawa o informatyzacji urzędów (m.in. skarbowych) narzuca wszelkim podmiotom administracji publicznej obowiązek przyjmowania podań i wniosków w postaci elektronicznej. Koniecznym jest zapewnienie petentom możliwości wnoszenia podań w postaci elektronicznej z użyciem kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Generuje to kolejny obowiązek urzędowy - po odebraniu e-deklaracji urząd musi wydać petentowi urzędowe poświadczenie odbioru.

Sprawa zdaje się prosta, ponieważ wydanie UPO jest obowiązkiem stosownego urzędu, a my jako petenci nie powinniśmy wnikać w sprawy wewnętrzne instytucji. Nic bardziej mylącego. Podatnik powinien bowiem w takim samym stopniu kontrolować urząd, jak urząd kontroluje podatnika.

UPO powinno być wygenerowane z użyciem sprzętowego modułu kryptograficznego (HSM - Hardware Security Module) posiadającego certyfikat FIPS PUB. Urząd jest prawnie zmuszony do wystawienia UPO podatnikowi w ciągu 24 godzin od momentu przesłania e-deklaracji. Czas ten jest w praktyce zależny od polityki centrum certyfikacji.

UPO generowane jest zazwyczaj automatycznie. Podatnik lub płatnik zaraz po przesłaniu e-dokumentu powinien na swoim ekranie komputera zobaczyć wyświetlony komunikat: "Dokument wstępnie przetworzony". Zainteresowany powinien także otrzymać ID danego dokumentu, który jest niezbędny do pobrania UPO. Brak takiego komunikatu oznacza, że wysyłanie nie powiodło się i należy je powtórzyć.

Jeżeli z jakiś przyczyn podatnik nie otrzymał potwierdzenia z urzędu o przyjęciu deklaracji, wówczas powinien na monitorze swojego komputera zobaczyć komunikat, dający podstawę do dalszych działań. Tylko komunikat 200 "Przetwarzanie dokumentu zakończone poprawnie" informuje o możliwości dalszego przesyłania e-deklaracji.

Pewne nieporozumienia są wynikiem nie niepoprawnej działalności Urzędu Skarbowego, ale omyłki własnej. Najczęstszym błędem jest, ku zaskoczeniu, przekazywanie dwóch deklaracji podatkowych Urzędowi Skarbowemu, jednej elektronicznie, a drugiej w wersji papierowej.

Podatnicy bardzo często popełniają błąd w deklaracji podatkowej przy wypełnianiu pola "Nr domu". Pole to może składać się maksymalnie z 9 znaków: ciągu maksymalnie 4 znaków alfanumerycznych, po którym opcjonalnie może wystąpić znak "/" (ukośnik) i kolejny opcjonalny ciąg maksymalnie 4 znaków alfanumerycznych. Najczęściej spotykanymi błędami są umieszczanie: pustego znaku (spacji), więcej niż jednego znaku "/", dłuższego niż 4 znaki ciągu przed lub po znaku "/".