Aby odpowiedzieć na pytanie, jak korzystać z usług księgowych, należy przede wszystkim wiedzieć, jakie firmy z czyich usług powinny skorzystać. Wybór biura odpowiedniego dla prowadzonej przez firmę działalności jest jednym z kluczowych etapów korzystania z usług księgowych. Chodzi tu głównie o skalę prowadzonej działalności.
Jednoosobowe biuro rachunkowe nie będzie bowiem w stanie obsłużyć dużej firmy, zatrudniającej tysiąc osób. W związku z tym trzeba mieć świadomość, jak wygląda rynek usług księgowych. Rynek usług księgowych dzieli się na trzy grupy podmiotów. Do pierwszej zaliczają się duże biura rachunkowe, centra obsługi księgowo-finansowej oraz
największe firmy outsourcingowe obsługujące korporacje. Liczba księgowych oraz innych specjalistów zatrudnionych w tych firmach pozwala na obsługę księgową na wysokim poziomie przy stosunkowo niewielkim koszcie obsługi. Grupa największych biur jest w stanie obsłużyć dziesiątki tysięcy dokumentów różnych firm w miesiącu. Napływ kolejnych firm, koncernów do Polski świadczy natomiast o niskich cenach tych usług w porównaniu z kosztami, jakie firmy muszą ponieść na obsługę księgową w krajach Europy Zachodniej.
Do drugiej grupy zaliczyć można średniej wielkości biura rachunkowe oraz firmy outsourcingowe nastawione na obsługę polskich firm giełdowych, ale również średnich przedsiębiorstw. Jest to dość liczebna grupa biur. W średniej wielkości biurze księguje się miesięcznie kilka tysięcy dokumentów. Najwięcej jest jednak biur małych i jednoosobowych obsługujących osoby fizyczne oraz firmy, w których zatrudnienie nie przekracza najczęściej 50 pracowników i które generują do kilkuset dokumentów księgowych miesięcznie. Od wielkości firmy, liczby generowanych przez nią dokumentów oraz zatrudnienia zależeć będą takie czynniki jak: koszt obsługi księgowej, jakość usług, konieczność skorzystania z usług innych specjalistów, takich jak doradcy podatkowi czy radcowie prawni. A więc zanim firma zdecyduje się na obsługę przez jedno z biur księgowych funkcjonujących na rynku, musi odpowiednio rozeznać sytuację. Chodzi o sprawdzenie kilku elementów. Po pierwsze, trzeba sprawdzić, czy biuro, z usług którego firma chce skorzystać, jest w stanie rzetelnie wypełnić swoje zobowiązania. W tym celu należy sprawdzić, czy posiada ono certyfikat Ministerstwa Finansów uprawniający do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, ważne ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej oraz jaka jest wysokość tego ubezpieczenia. Są to podstawowe elementy, które wpływają na jakość usług. Po drugie, należy uzgodnić cenę usług i ustalić, jakie usługi wykona biuro w pakiecie podstawowym, a za jakie trzeba będzie dodatkowo zapłacić. Określenie i sprawdzenie tych wszystkich elementów oraz podpisanie umowy satysfakcjonującej obie strony to pierwszy krok do zadowalającej współpracy firmy z biurem.
Umowa o świadczenie usług księgowych to podstawowy dokument określający zobowiązania biura i firmy. Dlatego przed jej podpisaniem należy dokładnie, punkt po punkcie, ją przeanalizować. Trzeba odpowiedzieć na pytania: jakie usługi będzie świadczyło biuro firmie, jaki jest ich zakres, za co trzeba dodatkowo zapłacić. Wszystko to ma wpływ na cenę usług i zależy od wielkości firmy. Przedsiębiorstwa zatrudniające setki pracowników będą wymagały nie tylko usługi księgowej, ale również doradztwa podatkowego, czy obsługi przed sądami administracyjnymi. By więc zrealizować zapis w umowie dotyczący doradztwa podatkowego, niezbędne jest, aby w biurze był zatrudniony doradca podatkowy. Tylko osoba z takimi uprawnieniami może udzielać porad i opinii podatkowych.
Do obsługi przed sądami może być konieczne nawiązanie współpracy z doradcą podatkowym lub radca prawnym. Cena usług księgowych zależy przede wszystkim od wielkości obsługiwanej firmy, liczby generowanych przez nią dokumentów, liczby zatrudnionych pracowników, a także od stopnia skomplikowania rozliczeń i innych usług. Na koszt obsługi wpływa również korzystanie z usług doradcy podatkowego, radcy prawnego czy biegłego rewidenta.
Cena obsługi księgowej zaczyna się od kilkudziesięciu złotych w przypadku firmy jednoosobowej i sięga kilku milionów złotych w przypadku największych centrów obsługi księgowej. Korzystanie z usług księgowych świadczonych przez małe biuro rachunkowe jest stosunkowo tanie. Konkurencja w tym sektorze rynku powoduje, że firmy walczą ze sobą głównie cenami. I tak ceny za prowadzenie książki przychodów i rozchodów rozpoczynają się od 100 zł, a ksiąg handlowych od 300 zł. Są to jednak ceny minimalne dla firm, które generują miesięcznie do 30 dokumentów księgowych. Ilość dokumentów i pracowników to główne elementy wyceny usług księgowych. Na podstawie cenników podawanych przez biura księgowe można wywnioskować, że średnia cena za prowadzenie książki przychodów i rozchodów w firmach zatrudniających do 25 pracowników, które generują 100-200 dokumentów miesięcznie, wynosi ok. 500-1000 zł.
Prowadzenie ksiąg handlowych dla firmy zatrudniającej 50 pracowników i generującej 300-500 dokumentów księgowych to koszt sięgający kilku tysięcy złotych. Za godzinę pracy doradcy podatkowego trzeba zapłacić od 100 do nawet 1400 zł, a stawka godzinowa biegłego rewidenta rozpoczyna się od ok. 1 tys. zł. Biura księgowe proponują jednak dość często pakiety usług, które są korzystne dla firm. Dlatego zanim firma skorzysta z usług biura księgowego, powinna określić, za co i ile ma zapłacić w formie miesięcznego ryczałtu, a ile kosztują usługi dodatkowe. Przykładowo cena obsługi księgowej małej firmy (10 pracowników, 150 dokumentów miesięcznie) za prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, dwie godziny konsultacji doradcy podatkowego, prowadzenie kadr i płac może wynieść zarówno 1,3 tys. zł, jak i 1 tys. zł, jeśli płacimy za pakiet. Korzystniejsze jest zatem korzystanie z pakietów. Ceny usług księgowych zależą także od regionu kraju. Najwięcej trzeba zapłacić w Warszawie, najmniej w województwach wschodnich.
