Refundacja kosztów telepracownikowi związana z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie bilingów), komputera, drukarki będących własnością telepracownika oraz zwrot kosztów związanych z zakupem komputera, drukarki, materiałów biurowych takich, jak papier, tusz, jak również refundacja częściowych kosztów dotyczących opłat za mieszkanie i elektryczność, stanowi przychód w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Jednocześnie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych stanowi, iż wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używanie przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność.
Z powyższego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z ww. tytułu ma zastosowanie po spełnieniu kilku warunków:
1. ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
2. kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez telepracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi, a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
3. narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
4. narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.
Po spełnieniu powyższych warunków kwota wypłaconego ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku
Mając na uwadze powyższe, uznać należy, iż uzyskany od pracodawcy zwrot kosztów poniesionych przez telepracownika, związanych z zapewnieniem łącza internetowego, używania prywatnego telefonu stacjonarnego, komórkowego (na podstawie bilingów), komputera, drukarki, oraz zwrot kosztów związanych z zakupem materiałów biurowych takich, jak papier, tusz, stanowić będzie przychód ze stosunku pracy korzystający ze zwolnienia od podatku dochodowego. Aby przedmiotowe zwolnienie miało zastosowanie warunkiem jest, aby wysokość ekwiwalentu odzwierciedlała wydatki poniesione na ten cel. Podstawą wypłaty ekwiwalentu będą dowody potwierdzające i dokumentujące wykorzystywanie prywatnych urządzeń na rzecz pracodawcy. Powyższym celom służy faktura oraz wydruk połączeń telefonicznych (blingi), którego uzyskanie pozwala na wyeliminowanie rozmów prywatnych telepracownika.
(na podst. interpretacji dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 9.02.2010 r., sygn. IPPB2/415-1553/08-2/MK)
