Do kosztów uzyskania przychodów możemy zaliczyć wydatki ponoszone na podróże służbowe pracowników. Należy jednak pamiętać, o tym, że podróż taka musi mieć związek z uzyskanymi przychodami.
Zasada z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT mówi, że koszty uzyskania przychodów to koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 ustawy. Zatem do kosztów utrzymania przychodu możemy zaliczyć wydatki związane z podróżą służbową, jedynie gdy wykażemy jej związek z prowadzoną działalnością gospodarczą oraz wpływ jaki poniesienie wydatków na nią ma lub może mieć na wielkość osiągniętego przychodu lub na zachowanie albo zabezpieczenie jego źródła.
W momencie gdy pracodawca wypłaci pracownikom diety większe niż określone przepisami, kwota przekraczająca określone rozporządzeniem wartości będzie stanowić przychód pracownika podlegający opodatkowaniu. Mimo tego, pozostała wartość diet nadal będzie mogła zostać zaliczona do kosztów uzyskania przychodów pracodawcy. Oznacza to, że nawet w przypadku, gdy wartość wypłaconych diet i innych należności otrzymanych z tytułu odbytej przez pracownika podróży nie będzie korzystać ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych to będzie istnieć możliwość zaliczenia takich wydatków do kosztów.
Niestety, nie w każdym przypadku wartość diet stanowiącą nadwyżkę ponad ustalony limit można zaliczyć do kosztów. W przypadku osób prowadzących działalność gospodarczą funkcjonuje prawo do zaliczenia w ciężar kosztów wydatków związanych z ich podróżami służbowymi jedynie do wysokości określonej w rozporządzeniu.
