Ze względów podatkowo-prawnych, małe przedsiębiorstwa są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych co najmniej w formie uproszczonej. Brak wywiązywania się lub niewłaściwe wywiązywanie się z niniejszych obowiązków de facto z miejsca skutkuje co najmniej przymusowym zamknięciem przedsiębiorstwa oraz pociąga za sobą konsekwencje karne dla przedsiębiorcy.
Oznacza to, że na przedsiębiorcy ciąży istotny czynnik ryzyka: poza nieefektywnością swoich działań stricte gospodarczych, także decyzja urzędniczo-administracyjna może pogrzebać jego biznes, a jego samego skazać nawet na więzienie oraz pociągnąć do odpowiedzialności materialnej o rozmiarach niemal gwarantujących przeżycie reszty swojego życia w nędzy.
Istotnym jest tu zatem pytanie: Co może zrobić uzdolniony budowlaniec, informatyk czy manicurzystka od urodzenia brzydzący się urzędniczymi procedurami formalnymi oraz po prostu znający się na swojej pracy a nie wypełnianiu formularzy i podobnych niezwykle "pożytecznych" czynnościach?
Odpowiedź jest dość prosta: Czynności te można co najmniej częściowo outsourcować (z angielskiego: to outsource), czyli zlecić podmiotowi zewnętrznemu. Outsourcing jest można powiedzieć modny, szczególnie w wielkich korporacjach. Głównymi beneficjentami są wielkie globalne firmy audytorskie należące do tak zwanej Wielkiej Czwórki: PricewaterhouseCoopers, Deloitte Touche Tohmatsu, Ernst & Young oraz KPMG (do roku 2002 był tu również Arthur Andersen, przez co grupa ta była nazywana Wielką Piątką - firma miała ogromny udział w stosowaniu tak zwanej kreatywnej księgowości w korporacji Enron).
W polskich małych firmach nie jest modą, lecz raczej przykrą koniecznością zlecenie prowadzenia ksiąg rachunkowych biuru rachunkowemu. Są to zazwyczaj małe podmioty operujące na rynku lokalnym (na przykład dwuosobowe biura świadczące usługi głównie dla firm działających na terenie tego samego osiedla itp.).
Trzy główne działy rachunkowości to:
Księgowość - W zasadzie można ją zdefiniować jako archiwizację oraz stosowne ewidencjonowanie danych dotyczących wszelkich przepływów finansowych przedsiębiorstwa.
Kalkulacje - Są to stosowne operacje matematyczne na danych zebranych w procesie księgowania dokonywane w celu otrzymania istotnych z punktu widzenia rachunkowości informacji.
Sprawozdawczość - Polega na dalszej obróbce danych księgowych oraz ich stosownego w formie przekazywania i publikacji.
W zasadzie w pełni outsourcować można jedynie czynności kalkulacyjne. Jeśli chodzi o księgowość, to można zlecić biuru (w większości przypadków) archiwizację oraz zarządzanie dokumentami rachunkowymi, jednak o właściwe odbieranie oraz przekazywanie tych dokumentów dba zleceniodawca.
Jeśli chodzi o sprawozdawczość, to sytuacja jest o tyle bardziej skomplikowana, że za poprawność oraz terminowość przekazywania informacji urzędowi skarbowemu lub na przykład wspólnikom odpowiada właściciel (ściślej: zarządzający firmą). W wypadku gdy nieścisłości lub niedbalstwo biura rachunkowego prowadzi do konsekwencji takich jak wszczęcie postępowania karno‑skarbowego, konsekwencje karne oraz cywilne obciążają zlecającego prowadzenie ksiąg, a nie bezpośrednio biuro rachunkowe. Oczywiście w wypadku udowodnienia winy oraz wykazania związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy błędem biura a na przykład naliczeniu karnych odsetek przez urząd skarbowy istnieje możliwość dochodzenia odszkodowania oraz zadośćuczynienia od biura, jednak należy tu mieć na uwadze powolne działanie polskich sądów, kosztowność i czasochłonność procedury prawnej oraz niepewność co do odzyskania choćby części poniesionych strat. W sytuacji wszczęcia postępowania karnego błąd biura rachunkowego może być traktowany jedynie jako okoliczność łagodząca.
Wybierając biuro rachunkowe należy kierować się wieloma czynnikami:
Cena - jest to czynnik istotny, jednak nie decydujący biorąc pod uwagę powyższe informacje. Warto tu również zauważyć, że na rynku panuje dość spora konkurencja oraz praktycznie każde biuro zezwoli na negocjację stawek.
Wiarygodność biura - czyli opinie o nim, wiedza o osobach jakie w nim pracują oraz czas jego działania. Tu nie trzeba tłumaczyć, że na tym delikatnym obszarze nie warto ponosić zbędnego ryzyka. Tematem dość wstydliwym jest również, że przedsiębiorcy liczą na to, że "ich" biuro będzie w stanie wpływać w ten czy inny sposób na przykład decyzje urzędnika skarbowego - ze względu na pozostawienie urzędnikom dużego pola do popisu, niestety jest to istotny element dzialalności wielu biur rachunkowych.
Zakres usług - czasami przedsiębiorstwu zależy tylko na dosłownie jednej procedurze, a czasami jest ono zainteresowane kompleksowymi usługami wykraczającymi poza "zwykłą" rachunkowość (np. doradztwo prawne, wsparcie techniczne w zakresie przechowywania danych czy szeroko pojęty consulting).
