Wiele osób widzi przechowywanie dokumentów ubezpieczeniowych jako uciążliwy obowiązek nie pamiętając o tym, że w momencie wielu sytuacji spornych archiwum dokumentacji ubezpieczeniowej może okazać się pomocne w udowodnieniu prawa do świadczeń. Jakie są ustawowe terminy ich przechowywania?
Ustawa o systemie ubezpieczeń społecznych mówi, że obowiązkiem wszystkich pracodawców, osób prowadzących samodzielną działalność gospodarczą, a także twórców i artystów jest przechowywanie dokumentów rozliczeniowych.
Wszystkie dokumenty na postawie których zgłasza się osobę ubezpieczoną lub płatnika składek do ZUS powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat. Natomiast przez 10 lat przechowywane są dokumenty na podstawie których płatnik składek rozlicza składki na własne ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie swoich pracowników oraz dokumenty finansowo-księgowe, których może zażądać podczas kontroli inspektor z ZUS. Dokumenty muszą być przechowywane w takiej formie, w jakiej zostały zgłoszone, czyli jeżeli płatnik złożył dokument w formie pisemnej, jego kopia musi być przechowywana w formie pisemnej, a jeśli dokument przekazany został do ZUS w formie elektronicznej, jego kopia również powinna być przechowywana w takiej formie.
Ponadto w obowiązkach pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji płacowo-kadrowej przez okres 50 lat. Jest to korzystne dla pracowników, którzy nie potrafią samodzielnie udowodnić okresów ubezpieczenia i wysokości zarobków. A takie informacje potrzebne są np. do ustalenia prawa do emerytury lub renty, a także przy obliczaniu kapitału początkowego. W skrajnym przypadku brak dokumentacji może skutkować tym, że ZUS nie weźmie pod uwagę takich niepotwierdzonych okresów i wyliczy np. niższą emeryturę.
Kopie dokumentów przydają się także w przypadku sporu pomiędzy płatnikiem a ubezpieczonym lub ZUS-em. Dokument taki może być podstawą do uznania reklamacji i prawidłowego zewidencjonowania składek na koncie.
Wszystkie dokumenty na postawie których zgłasza się osobę ubezpieczoną lub płatnika składek do ZUS powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat. Natomiast przez 10 lat przechowywane są dokumenty na podstawie których płatnik składek rozlicza składki na własne ubezpieczenie społeczne lub ubezpieczenie swoich pracowników oraz dokumenty finansowo-księgowe, których może zażądać podczas kontroli inspektor z ZUS. Dokumenty muszą być przechowywane w takiej formie, w jakiej zostały zgłoszone, czyli jeżeli płatnik złożył dokument w formie pisemnej, jego kopia musi być przechowywana w formie pisemnej, a jeśli dokument przekazany został do ZUS w formie elektronicznej, jego kopia również powinna być przechowywana w takiej formie.
Ponadto w obowiązkach pracodawcy jest przechowywanie dokumentacji płacowo-kadrowej przez okres 50 lat. Jest to korzystne dla pracowników, którzy nie potrafią samodzielnie udowodnić okresów ubezpieczenia i wysokości zarobków. A takie informacje potrzebne są np. do ustalenia prawa do emerytury lub renty, a także przy obliczaniu kapitału początkowego. W skrajnym przypadku brak dokumentacji może skutkować tym, że ZUS nie weźmie pod uwagę takich niepotwierdzonych okresów i wyliczy np. niższą emeryturę.
Kopie dokumentów przydają się także w przypadku sporu pomiędzy płatnikiem a ubezpieczonym lub ZUS-em. Dokument taki może być podstawą do uznania reklamacji i prawidłowego zewidencjonowania składek na koncie.
Brak komentarzy
Tego artykułu jeszcze nie skomentowano. Bądź pierwszy...