Numer rejestracyjny pojazdu na fakturze VAT

Faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać co najmniej:

Paragraf 5 ust.5 wspomnianego rozporządzenia mówi, że faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu.
Przepis ten odnosi się do wszystkich samochodów oraz innych pojazdów samochodowych. Definicja pojazdu samochodowego została określona w ustawie Prawo o ruchu drogowym. Art. 2 pkt 32 i 33 tej ustawy określa, że pojazd samochodowy to pojazd silnikowy, którego konstrukcja umożliwia jazdę z prędkością przekraczającą 25 km/h (określenie to nie obejmuje ciągnika rolniczego). Natomiast pojazd silnikowy to pojazd wyposażony w silnik (z wyjątkiem motoroweru i pojazdu szynowego).

Z powyższego wynika, że nie ma obowiązku podawania numeru rejestracyjnego na fakturach dokumentujących inne wydatki związane z eksploatacją pojazdu, na przykład za naprawę samochodu. Nie jest konieczne również wpisywanie numeru rejestracyjnego na fakturze zakupu paliwa do ciągnika rolniczego.
Wymóg podawania numeru rejestracyjnego na fakturze zakupu paliwa do samochodu i brak tej konieczności w przypadku innych wydatków związanych z samochodem, wynika z przepisów o podatku od towarów i usług. Z kolei przepisy ustawy o podatku dochodowym nie wymagają aby faktura dotycząca zakupu paliwa do samochodu firmowego musiała zawierać numer rejestracyjny pojazdu. Zgodnie z ustawą o pdof, kosztami uzyskania przychodu są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem art. 23 ustawy. Oznacza to, że na podatniku ciąży obowiązek wykazania związku poniesionego wydatku z przychodem z działalności oraz odpowiednie udokumentowanie kosztów.

Podatnicy wykorzystują również prywatne samochody osobowe w celach działalności gospodarczej i tu przepisy ustawy o podatku dochodowym nakładają obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu. Art. 23 ust.1 pkt 46 mówi, że nie uważa się za koszt uzyskania przychodu poniesionych wydatków zaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika - w części przekraczającej kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km przebiegu., określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra.
Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów, w załączniku wyjaśnia, że wydatki z tytułu używania niewprowadzonego do ewidencji środków trwałych samochodu osobowego, w tym także stanowiącego własność osoby prowadzącej działalność gospodarczą, dla potrzeb działalności gospodarczej podatnika należy wpisywać w kolumnie 13 księgi po zakończeniu miesiąca, na podstawie miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków wynikających z faktur zawierających numer rejestracyjny tego pojazdu.
Oznacza to, że jeżeli wykorzystujemy samochód osobowy w celach działalności gospodarczej na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu, wszystkie faktury dokumentujące poniesione wydatki związane z eksploatacją samochodu (nie tylko faktury zakupu paliwa) powinny zawierać numer rejestracyjny.

W praktyce często zdarza się, że podatnicy otrzymują zbiorcze faktury za paliwo lub dokonują zakupu paliwa do własnych dystrybutorów. Wówczas nie jest umieszczany numer rejestracyjny pojazdu na fakturze, ale pojawia się informacja w specyfikacji, z której wynika do jakiego pojazdu było tankowane paliwo i z jaką datą.
W tej sprawie swoje stanowisko przedstawiła Izba Skarbowa w Bydgoszczy w interpretacji indywidualnej z 19 września 2008 r., nr ITPP1/443-546/08/AJ.
„W celu usprawnienia operacji tankowania i płatności za zakup paliwa podatnik podpisał z dostawcą umowę na zakup paliw na stacjach będących jego własnością. Fakturowanie transakcji odbywało się dwa razy w miesiącu. Faktura składała się z 4 numerowanych stron, z których pierwsze dwie nosiły nazwę “FAKTURA VAT” i zawierały informacje określone w rozporządzeniu MF w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom zaliczkowego zwrotu podatku, wystawiania faktur (…), natomiast 3 i 4 strona dokumentu nosiła nazwę “załącznik do faktury nr …” i zawierała wykaz sprzedanego paliwa według podziału na jego grupy (olej napędowy, benzyna, gaz) oraz szczegółowe informacje odnośnie każdego tankowania takie jak numer rejestracyjny pojazdu. Na stronie 1 faktury znajdował się zapis, że “załącznik jest integralną częścią, faktury.”

Izba Skarbowa uznała, że otrzymywane przez Wnioskodawcę faktury VAT, dokumentujące zakup paliwa, o ile wraz z załącznikami zawierają wszystkie niezbędne elementy określone przepisami prawa, są wystawione poprawnie.

Paragraf 5 ust. 5 rozporządzenia określa, że numer rejestracyjny pojazdu powinny zawierać faktury dokumentujące zakup paliwa wlewanego do baku samochodu i innych pojazdów samochodowych. Zatem, jeżeli podatnik dokonuje zakupu paliwa do własnych dystrybutorów, nie ma konieczności podawania na fakturze numeru rejestracyjnego pojazdu.
Takie stanowisko potwierdziła Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 17 kwietnia 2009 r., nr IPPP3/443-89/09-2/CS.
„W celu obniżenia kosztów oraz usprawnienia organizacji, podatnik zamierza kupić dystrybutor a następnie kupować paliwo (olej napędowy) hurtowo (do dystrybutora) i tankować poszczególne samochody na terenie własnego przedsiębiorstwa.”
Izba Skarbowa uznała:
“(…) Zasadą jest, że faktury dokumentujące sprzedaż paliw silnikowych benzynowych, oleju napędowego oraz gazu, wlewanych do baku pojazdów samochodowych, powinny zawierać numer rejestracyjny tego samochodu, o czym stanowi § 5 ust. 5 w/w rozporządzenia. Jednak w omawianej sprawie powyższy przepis nie będzie miał zastosowania, ponieważ paliwo nie będzie tankowane bezpośrednio do baku samochodu, ale dostarczane do własnego dystrybutora, skąd będzie rozlewane do użytkowanych przez Podatnika pojazdów osobowych jak i ciężarowych. (…)”

Brak numeru rejestracyjnego na fakturze, a nota korygująca.
Izba Skarbowa w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 5 grudnia 2007 r., nr IP-PP2-443-424/07-2/IB
W przedmiotowej sprawie „Czy od zakupionego paliwa do samochodu specjalistycznego można odliczyć podatek VAT nie mając podanego numeru rejestracyjnego pojazdu na fakturze?”
wyjaśniła, „iż brak numeru rejestracyjnego uwidocznionego na fakturze stanowi techniczny niedostatek faktury, który nie powoduje utraty prawa do odliczenia podatku naliczonego. Braki formalne faktury, można skorygować poprzez wykazanie związku z prowadzoną działalnością i sprzedażą opodatkowaną a zakupionym paliwem.

W świetle przedstawionego stanu faktycznego podatnik nie ma wpływu (możliwości) na umieszczanie takich danych jak numer rejestracyjny pojazdu i nie ponosi z tego powodu żadnych negatywnych skutków.”

Art. 88 ust. 3a ustawy o VAT określa kiedy faktura VAT nie stanowi podstawy do obniżenia podatku należnego i z przepisu tego nie wynika, że brak numeru rejestracyjnego pozbawia podatnika prawa do odliczenia VAT.

„Faktura VAT wystawiona przez podatnika powinna zawierać dane wymienione w art. 106 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług. Natomiast elementy konieczne faktury wymienione w rozporządzeniu mają charakter podrzędny. Gdyby więc ustawodawca zamierzał uznać za warunki konieczne faktury VAT jakiekolwiek dane, które zostaną zawarte w rozporządzeniu wykonawczym, nie wyodrębniłby pewnych cech faktury w treści samej ustawy; taki podział byłby niecelowy. Skoro zatem pewne elementy faktury zostały określone w ustawie, prawidłowy sposób wnioskowania nakazuje przyjąć, że cechy wymienione w ustawie mają znaczenie pierwszorzędne. Tym samym zaś warunki określone w rozporządzeniu wykonawczym, mają znaczenie pomocnicze dla ustalenia zakresu praw i obowiązków podatnika w zakresie podatku od towarów i usług.”

Reasumując, jeżeli na fakturze nie podano numeru rejestracyjnego pojazdu możemy uznać to za brak formalny, który należy skorygować notą korygującą lub zwrócić się do sprzedawcy o wystawienie faktury korygującej.
Notę korygującą może wystawić nabywca towaru lub usługi, który otrzymał fakturę lub fakturę korygującą zawierającą pomyłki dotyczące jakiejkolwiek informacji wiążącej się zwłaszcza ze sprzedawcą lub nabywcą lub oznaczeniem towaru albo usługi.
Wynika z tego, że w przypadku stwierdzenia pomyłki w numerze rejestracyjnym określonym na fakturze zakupu paliwa, nabywca może wystawić notę korygującą.
Problem pojawia się w sytuacji, gdy na fakturze w ogóle nie uwzględniono numeru rejestracyjnego pojazdu, wówczas odnosząc się do zapisu ustawy, notą można korygować pomyłki, zatem czy brak numeru rejestracyjnego można uznać za pomyłkę?
W rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur, ustawodawca wymienia elementy, których nie można korygować notą korygującą, dotyczy to pomyłek związanych z oznaczeniem: miary i ilości towarów, ceny jednostkowej netto, wartości sprzedaży netto, stawki podatku, sumy wartości sprzedaży netto towarów z podziałem na stawki, kwoty podatku od tej sumy i kwoty należności ogółem. Czyli nie ma również zapisu, który zabraniałby podatnikowi korygowanie braku numeru rejestracyjnego notą korygującą.
Ponieważ nie ma jednoznacznej interpretacji w tym temacie, możemy jedynie opierać się na rozporządzeniu w sprawie wystawiania faktur i ustawie o VAT.





Źródło: ifirma.pl mała księgowość internetowa