Współcześnie, w dobie Internetu duża część firm prowadzi korespondencję elektroniczną. Wbrew pozorom i w tym wypadku, podobnie jak ma to miejsce w przypadku korespondencji papierowej, obowiązują pewne zasady, których należy bezwzględnie przestrzegać.
Korespondencja poprzez e-mail
Zgodnie z przyjętymi zasadami w handlowej korespondencji elektronicznej absolutnie nie wolno:
- zamieszczać śmiesznych papeterii zawierających dziwne znaczki,
- pisać dużymi literami, ponieważ jest to odbierane jak podniesiony głos podczas rozmowy. Adresat może mieć wrażenie, że wiadomość do niego przesłana została mu wykrzyczana,
- używać zbyt wielu wykrzykników, jak na przykład: Witam!!!!,
- stosowania emotikonów, na przykład: :) ;). Można je stosować jedynie w korespondencji nieformalnej. W biznesie ich wysłanie może zostać odebrane jako brak szacunku,
- wysyłać automatycznej odpowiedzi,
- dzielić odpowiedzi na części, które będą przesyłane co jakiś czas,
- stosowania form bezpośrednich, jak na przykład „Pani Krysiu”,
- zapominać o interpunkcji, o dbałości w redagowaniu odpowiedzi,
- przesyłania wiadomości do innych adresatów bez zgody nadawcy tej wiadomości,
- używać w nadmiarze takich samych szablonów.
Należy pamiętać, że korespondencja biznesowa powinna przebiegać w tonie uprzejmości. Do pisania należy używać prostej i czytelnej czcionki, takiej jak: Arial, czy Times New Roman.
Zwroty grzecznościowe używane w korespondencji biznesowej
Zwroty grzecznościowe stosujemy w każdej korespondencji. Wybór zwrotu uzależniony jest od tego do kogo jest skierowane pismo. Zwracając się do przedsiębiorcy przeważnie używamy zwrotu „Szanowni Państwo”, „Szanowna Pani”, Szanowny Pan”. Jeżeli znamy pełnioną funkcję to można ją dopisać. Zwroty grzecznościowe zawsze pisze się w oddzielnym wierszu.
Bardzo ważną sprawą jest zwracanie uwagi na ortografię w piśmie. W żadnym wypadku nie można sobie pozwolić na błędy ortograficzne, stylistycznie i interpunkcyjne.
Brak komentarzy
Tego artykułu jeszcze nie skomentowano. Bądź pierwszy...