Jak przyspieszyć wysyłkę tradycyjnych faktur?

W dobie komputerów coraz więcej firm korzysta z możliwości tworzenia, przechowywania i przesyłania faktur w formie elektronicznej. Mimo wszystko nadal większość przesyłanych tego typu dokumentów rozliczeniowych stanowią w Polsce faktury drukowane. Jak usprawnić proces ich wysyłki?

Wśród czynników odstraszających firmy od stosowania e-faktur są m.in. nieprzejrzystość przepisów dotyczących dokumentów elektronicznych, dużo większe ryzyko utraty plików, koszty związane z wdrożeniem nowej technologii, która powoduje konieczność zmiany systemu księgowania oraz zatrudnienie wyspecjalizowanych w tej dziedzinie informatyków.

Nadal wielu przedsiębiorców za pełnoprawny dokument uznaje taki, który jest wydrukowany, podbity pieczątką, własnoręcznie podpisany i najlepiej dostarczony do drugiej strony przez listonosza. Stąd firmy, choćby popierające nowe technologie, dalej muszą wysyłać wiele faktur pocztą tradycyjną. A to zabiera dużo czasu. Sposobem na usprawnienie tego procesu jest zakup maszyny kopertującej. Jej dobry model potrafi przygotować do wysłania nawet 3,5 tysiąca listów w ciągu godziny. W tak imponującym czasie nie wykona podobnej pracy żaden pracownik. Zakup lub wynajęcie takiej maszyny zwraca się już w momencie, kiedy firma prowadzi dystrybucję około 500 listów miesięcznie. Dzięki takiemu rozwiązaniu zmniejszysz koszty związane z czasem pracy osób zajmujących się wysyłką oraz zapewnisz sobie gwarancję terminowego wykonywania zadań.


Źródło: Printcom, printcom-polska.pl