Jak poprawić fakturę VAT?

Błędy na fakturach VAT nie powinny mieć miejsca, ale człowiek ma prawo do błędów. Stąd też nawet w takich dokumentach mogą pojawić się błędy rachunkowe, czy nawet zwyczajne literówki. Co dzieje się zatem, jeśli faktura z błędem trafi do odbiorcy, albo przedsiębiorca sam zauważy swoją pomyłkę?

Wszelkie błędy na fakturach VAT, niezależnie od tego, z czego w zasadzie wynikają, muszą zostać poprawione. Każdy wystawca i odbiorca błędnie wypełnionej faktury VAT ma obowiązek dokonania jej korekty. Zapisy na fakturze muszą zgadzać się z rzeczywistością.

Fakturę VAT można poprawić na dwa sposoby:

1. Wystawiając fakturę korygującą,
2. Wystawiając notę korygującą.

Oba dokumenty są wykorzystywane w tym samym celu, czyli dokonania korekty niewłaściwych zapisów na fakturze VAT, niemniej jednak znacząco różnią się one względem siebie. Warto przy tym dodać, że obowiązujące w Polsce przepisy prawa podatkowego nie przewidują sytuacji, w której wystawca lub odbiorca faktury anuluje ją. Raz wprowadzony dokument do obiegu gospodarczego, który potwierdza zawarcie transakcji sprzedaży, nie może zostać z niego usunięty.

Faktura korygująca
Faktura korygująca jest dokumentem, który zawsze wystawiany jest przez sprzedawcę towaru lub usługi, czyli wystawcę faktury pierwotnej VAT. Taka faktura powinna zawierać przede wszystkim informacje znajdujące się na zwykłej fakturze VAT, jak i dane dotyczące rozróżnienia stawek i ilości towarów/usług przed i po korekcie, a więc ilość towaru i cenę netto.

Nota korygująca
Służy ona do korekty błędów jedynie o charakterze formalnym. Przy użyciu noty korygującej można więc poprawić wyłącznie zapisy, które w żaden sposób nie są związane z prawem do rozliczenia VAT. Najczęściej notę korygującą wykorzystuje się w przypadku pomyłek dotyczących:

• Nazwy towaru lub usługi,
• Nazwy odbiorcy lub wystawcy,
• Adresów związanych ze stronami dokumentowanej transakcji.