Przepisy dotyczące przechowywania dokumentów tylko częściowo określają jak długo należy je przechowywać. Dodatkowo dzielą one dokumenty na trzy rodzaje: zgłoszeniowe, rozliczeniowe oraz płatnicze. Czas przechowywania dokumentu zależy od tego, do jakiej grupy się zalicza.
Dokumenty zgłoszeniowe to np. ZUS ZFA lub ZUS ZPA. Nie określono czasu przez jaki powinno się je przechowywać. Może się jednak zdarzyć, że płatnik będzie musiał je udostępnić na specjalne żądanie inspektora kontroli ZUS. Z tego też powodu warto je przechowywać przez cały okres prowadzenia działalności. Jeśli płatnik przekazuje dokumenty dotyczące zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego w formie elektronicznej, to papierową wersję tego dokumentu powinien przechowywać przez okres 5 lat.
Jeśli zaś przekazuje je tylko w formie papierowej, to powinny być one przechowywane również przez 5 lat.
Dokumenty rozliczeniowe, czyli zarówno kopie dokumentów złożonych w formie papierowej, jak i dokumenty przesyłane elektronicznie, płatnik jest zobowiązany do przechowywana przez okres 10 lat od daty ich przesłania do ZUS.
Przechowywanie dokumentów płatniczych, czyli dowodów opłacenia składek oraz terminu ich opłacenia, leży w interesie płatnika, ponieważ w razie sporów będzie on musiał udowodnić, że opłacał składki w terminie. Powinny być one przechowywane aż do upływu terminu przedawnienia zobowiązań, których one dotyczą.
Osoba, która opłaca składki na własne ubezpieczenia powinna przechowywać dokumenty ubezpieczeniowe do momentu w którym ZUS potwierdzi jej uprawnienia emerytalne.
Oprócz tego płatnik jest zobowiązany do przechowywania, przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u płatnika, wszystkich niezbędnych dokumentów, które potrzebne będą ZUS-owi do ustalenia wysokości emerytury bądź renty.
Źródło: Infor.pl
