Obecna technologia i rozwój oprogramowania pozwalają na coraz bardziej skuteczną ochronę dokumentów. Dzięki systemom zarządzania drukiem mamy pewność, że wydrukowane przez nas materiały nie trafią w niepowołane ręce.
W Polsce nadal mało firm korzysta z takich rozwiązań. Przedsiębiorcy nie zdają sobie sprawy o czyhających niebezpieczeństwach możliwej kradzieży poufnych dokumentów. Najczęściej firmowe urządzenia drukujące obsługują kilka stanowisk pracy. Nierzadko jest tak, że pracownicy kilku pomieszczeń korzystają z jednego urządzenia wielofunkcyjnego (np. ulokowanego w korytarzu albo jednym z biur) i po wydruki muszą fizycznie się przejść. Tymczasem kopia istotnego dokumentu pozostawiona na urządzeniu może dostać się np. w ręce osoby spoza firmy oczekującej w korytarzu na spotkanie. Jak temu zapobiec?
Należy więc wdrożyć odpowiednie rozwiązania pozwalające na zarządzanie obiegiem dokumentów. Wbrew pozorom, polski rynek technologiczny oferuje szereg rozwiązań dedykowanych problemom bezpieczeństwa procesów druku, zarówno w obszarze poufności, jak i stabilności wydatków, związanych z posiadana flotą drukującą. Jednym z rozwiązań, zamiast stosowania pojedynczych drukarek, skanerów i faksów, jest zakup urządzeń wielofunkcyjnych. Choć ich cena jest nieco droższa, to zwracają się w procesie eksploatacji ze względu na dużo niższą cenę jednostkowego wydruku. Najnowsze z nich są wyposażone w funkcje umożliwiające zatrzymanie wydrukowanych dokumentów do czasu ich odbioru przez właściciela po autoryzacji kodem lub kartą. Zawierają też oprogramowania uruchamiające proces wydruku jedynie po uwierzytelnieniu, co zwiększa bezpieczeństwo i eliminuje problem produkcji niepotrzebnych dokumentów, o których odbiorze pracownicy często zapominają. Można też zastosować centralny system sterowania takich urządzeń i monitorować ich używanie, a także personalizować funkcjonalności poprzez nadawanie odpowiednich uprawnień konkretnym użytkownikom.
Wiele z takich urządzeń posiada też funkcje usprawniające pracę w drugą stronę. Na przykład przetworzenie zeskanowanego dokumentu do pliku edytowalnego (Word, Excel etc.). Jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie obiegu firmowych dokumentów mogących zawierać tajemnice przedsiębiorstwa, rozważ wdrożenie takiej technologii.
Należy więc wdrożyć odpowiednie rozwiązania pozwalające na zarządzanie obiegiem dokumentów. Wbrew pozorom, polski rynek technologiczny oferuje szereg rozwiązań dedykowanych problemom bezpieczeństwa procesów druku, zarówno w obszarze poufności, jak i stabilności wydatków, związanych z posiadana flotą drukującą. Jednym z rozwiązań, zamiast stosowania pojedynczych drukarek, skanerów i faksów, jest zakup urządzeń wielofunkcyjnych. Choć ich cena jest nieco droższa, to zwracają się w procesie eksploatacji ze względu na dużo niższą cenę jednostkowego wydruku. Najnowsze z nich są wyposażone w funkcje umożliwiające zatrzymanie wydrukowanych dokumentów do czasu ich odbioru przez właściciela po autoryzacji kodem lub kartą. Zawierają też oprogramowania uruchamiające proces wydruku jedynie po uwierzytelnieniu, co zwiększa bezpieczeństwo i eliminuje problem produkcji niepotrzebnych dokumentów, o których odbiorze pracownicy często zapominają. Można też zastosować centralny system sterowania takich urządzeń i monitorować ich używanie, a także personalizować funkcjonalności poprzez nadawanie odpowiednich uprawnień konkretnym użytkownikom.
Wiele z takich urządzeń posiada też funkcje usprawniające pracę w drugą stronę. Na przykład przetworzenie zeskanowanego dokumentu do pliku edytowalnego (Word, Excel etc.). Jeśli zależy Ci na bezpieczeństwie obiegu firmowych dokumentów mogących zawierać tajemnice przedsiębiorstwa, rozważ wdrożenie takiej technologii.
Brak komentarzy
Tego artykułu jeszcze nie skomentowano. Bądź pierwszy...