Powszechnie przyjęte jest, że do udokumentowania podróży służbowych należy gromadzić bilety na odbyte przejazdy. Prawo pod pewnym warunkiem dopuszcza możliwość rozliczania takich wyjazdów bez załączania biletów.
Oficjalnie do rozliczenia kosztów krajowych podróży pracownik powinien załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki. Określa to rozporządzenia w sprawie podróży służbowych na obszarze kraju, które dotyczy jednak tylko osób zatrudnionych w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej.
Niektóre prywatne firmy wiedzą, że w kodeksie pracy jest furtka, którą skutecznie można wykorzystać. Art. 775 § 3 kodeksu pracy mówi, że warunki wypłacania należności z tytułu podróży służbowej pracownika zatrudnionego u innego pracodawcy mogą odbiegać od przewidzianych przez to rozporządzenie. Trzeba taką możliwość jednak zapisać wprost albo w układzie zbiorowym pracy albo w regulaminie wynagradzania bądź w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu wynagradzania.
Dzięki zamieszczeniu odpowiednich zapisów w którymś z wyżej wymienionych aktów wewnętrznych pracownicy mogą zostać zwolnieni z obowiązkowego dokumentowania przejazdów biletami PKP i PKS. Wówczas pracodawcy faktycznie poniesiony koszt liczą według cennika PKP lub PKS, a trasa przejazdu wyznaczają podstawie dowodów potwierdzających wysłanie pracownika w delegację – podaje „Rz”. Wydłużany jest też termin na rozliczenie się przez pracownika z wydatków poniesionych w czasie delegacji.
Co ważne, rozwiązanie to jest zgodne z prawem. Potwierdzają to liczne interpretacje – m.in. Izby Skarbowej w Poznaniu z 11 września 2008 r. (ILPB3/423-359/08-2/KS) czy z 4 września 2008 r. (ILPB1/415-416/08-2/AMN).
