Jeśli otrzymamy fakturę, która dokumentuje odebranie przez naszego kontrahenta zaliczki za zakupiony towar, to czy jego zakup powinniśmy księgować teraz czy dopiero w momencie, gdy towar do nas dotrze?

Sprawę tę reguluje rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. (Dz. U. nr 152, poz. 1475). Zgodnie bowiem z treścią § 17 „zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych musi być wpisany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży”.

W momencie otrzymania towaru zaistnieje jedna z poniższych sytuacji:
- razem z nim będzie dostarczona właściwa faktura,
- faktury tej nie będzie, gdyż zostanie dostarczona osobno w terminie późniejszym,
- właściwą fakturę otrzymaliśmy wcześniej niż towar.

W pierwszym przypadku wpisu w księdze przychodów i rozchodów należy dokonać na podstawie faktury. W drugiej sytuacji wpisu dokonujemy w dniu otrzymania dostawy towaru czyniąc to na podstawie opisu towaru lub specyfikacji dostawcy.

Jeśli właściwą fakturę dostaliśmy zanim doszedł do nas towar, wówczas z wpisem czekamy do momentu faktycznego odbioru towaru..