Ekwiwalent za herbatę dla pracownika – jak rozliczyć

Czy należy opodatkować i oskładkować wypłacony pracownikom ekwiwalent za herbatę?  O zwolnieniu od podatku świadczeń typu napoje (takich jak np. kawa, herbata, soki, napoje mineralne), serwowane pracownikom podczas pracy, decyduje fakt, czy obowiązek ich zapewnienia wynika z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy.

Należy przyjąć, że tego rodzaju napoje, udostępnione w firmie pracownikom zatrudnionym w normalnych warunkach, są wolne od podatku oraz z oskładkowania, jeżeli w zakładzie pracy jest dostępna tylko woda z kranów (trudno uznać wodę z kranu za wodę zdatną do picia). A przepisy podatkowe zwalniają od podatku również ekwiwalenty w zamian takich należnych świadczeń. 

Wolna od podatku dochodowego jest wartość świadczeń rzeczowych oraz ekwiwalentów za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw (art. 21 ust.1 pkt 11 updof). Świadczenia takie nie podlegają oskładkowaniu (§ 2 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia składkowego).

Każdy pracodawca, niezależnie od tego, czy zatrudnia osoby przy pracach i w warunkach uciążliwych, czy też nie, ma obowiązek zakupić i udostępnić podwładnym napoje bezalkoholowe. Taki obowiązek wynika bezpośrednio z przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, przy czym przepisy nie określają wprost, co należy rozumieć pod pojęciem „napoje”. Może to być zarówno woda mineralna, jak i herbata, kawa oraz soki (rodzaj tych napojów jest dowolny, oczywiście z wyłączeniem napojów alkoholowych). 

Co istotne – prace biurowe także wyczerpują kryteria zobowiązujące pracodawcę do dostarczania wystarczającej ilości napojów (np. kryterium mikroklimatu).

Ilość tych napojów (bądź też – ekwiwalentów w zamian tych napojów) musi przy tym być racjonalnie uzasadniona (tylko taka ich ilość skorzysta ze zwolnienia od podatku).

1. Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2000 r. nr 14, poz. 176 ze zm.).
2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.); w tekście: rozporządzenie składkowe.
3. § 112 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).