Przed nietypowymi działaniami potencjalnego dłużnika należy się zabezpieczyć już w momencie wyboru kontrahenta i zawierania z nim transakcji. Wtedy to zaczyna się proces zarządzania należnościami.
Często zdarza się, że dłużnik wstrzymuje się od zapłaty kwestionując jakości dostarczonych usług czy towarów. Powodem tego w wielu przypadkach są zapisy w umowach pozwalające odbiorcy-dłużnikowi na nie uiszczenie całej należnej kwoty mimo domniemanej wadliwości tylko części towaru lub usługi. Dobrze jest, jeśli ta kwestia zostanie uregulowana w nie budzący wątpliwości sposób.
Przez dłużników podejmowane są też działania o charakterze formalnoprawnym pozornie zwalniające ich z odpowiedzialności finansowej. Przykładem może byś sytuacja, kiedy umowa o współpracy zawierana jest z jednym kontrahentem, a w rzeczywistości nieświadomie realizowana z innym o tej samej nazwie, ale o innej formie prawnej. Różnica zaciera się do tego stopnia, iż późniejsze ustalenia dokonywane są już z innym podmiotem.
W czasie procesu sądowego możemy powoływać się na tzw. zwyczaje sądowe obowiązujące w praktyce obrotu sądowego, ale doprowadzanie do takich sytuacji rzadko bywa skuteczne. Wydłużają one i utrudniają proces dochodzenia należności. Mało kto sobie uświadamia na przykład, że jeśli dłużnik już nie prowadzi działalności gospodarczej, nie jest wspólnikiem czy też członkiem zarządu, nie zwalnia go to z odpowiedzialności za powstałe wcześniej zobowiązania.
W trakcie prowadzenia działalności gospodarczej powinniśmy także zadbać o swój wizerunek jako firmy, która zabiega o wszystkie należności z takim samym natężeniem. Wiadomości o zwyczajach wierzyciela i terminach opóźnień płatności, po których dopiero podejmuje on zdecydowane kroki, rozchodzą się zadziwiająco szybko.
