Pracodawca na żądanie zatrudnionego ma obowiązek udostępnić mu dokumenty, na podstawie których obliczono jego wynagrodzenie. Jest to bezwzględny obowiązek pracodawcy, bowiem wprost wynika z przepisów Kodeksu pracy. Jednak czy pracownik może mieć wgląd do wszystkich dokumentów płacowych?
Bezsprzecznie pracownik wyposażony jest w prawo do wglądu w dokumenty, które zawierają podstawy obliczenia jego pensji i jej składników (por. art. 85 § 5 K.p.).
Pracodawca zakłada i prowadzi dla każdego z pracowników osobną dokumentację, zawierającą m.in. (§ 8 pkt 1-2 rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika):
- kartę ewidencji czasu pracy obejmującą informacje o: pracy w poszczególnych dobach, w tym pracy w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżurach, urlopach, zwolnieniach od pracy oraz inne usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecnościach w pracy; do karty ewidencji czasu pracy dołącza się także wnioski pracownika o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych,
-imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą.
Zatem jeśli zatrudniony wyrazi chęć wglądu w w/w dokumenty, należy mu je udostępnić. Stanowią one podstawę przy regulowaniu wysokości wynagrodzenia i innych świadczeń przysługujących pracownikowi. Ponadto zaleca się także przygotowanie dokumentów, które regulują kwestię ewentualnych potrąceń z pensji.
Pracodawca prowadzący karty przychodów zamiast kart wynagrodzeń, ma obowiązek także je udostępnić. Możliwość wglądu pracowników w kartę ewidencji pracy pozwala uniknąć ewentualnych sporów w związku z jej zgodnością z rzeczywistością. Zdarza się też, że pracodawcy, aby uniknąć podobnych sytuacji wprowadzają w regulaminie pracy obowiązek comiesięcznego parafowania karty przez pracownika.
Ważne jest, aby udostępniając dokumenty płacowe zachować ostrożność, by pracownik nie miał wglądu w zbiorczą listę płac, która pozwoli mu się zapoznać z zarobkami kolegów z pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest utrzymanie w tajemnicy zarobków podwładnych. W orzeczeniu SN z 16 lipca 1993 r. r. (I PZP 28/93, OSNCP 1994, Nr 1, poz. 2), stwierdzono, że ujawnienie przez pracodawcę, bez zgody zainteresowanego, wysokości jego wynagrodzenia może stanowić naruszenie dobra osobistego w rozumieniu przepisów K.c.
Natomiast, zgodnie z art. 149 § 2 K.p., w stosunku do niektórych pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy nie ewidencjonuje się godzin pracy. Nie jest to jednak równoważne z tym, że pracodawca jest zwolniony z prowadzenia pozostałych elementów karty ewidencji w zakresie np. urlopów wypoczynkowych czy dyżurów.
