Postęp technologii sprawia, że możemy coraz więcej czynności wykonać w krótszym czasie. Komputer z dobrym procesorem czy telefon z rozbudowanym systemem, który pozwala prowadzić firmę w każdej części świata, zwiększyły naszą wydajność w pracy i w życiu.
Jednak postęp technologiczny nie zmienia naszych przyzwyczajeń, a wzrost wydajności wcale nie sprawił, że mamy więcej czasu na różne rzeczy. Dlaczego tak się dzieje i jak można to zmienić? Spróbujemy przeanalizować, jak oszczędzać czas na przykładzie biura rachunkowego, które jest środowiskiem pracy, w którym najtrudniej cokolwiek zaplanować.
Prowadząc biuro rachunkowe najtrudniej poradzić sobie z faktem, iż prawo polskie narzuca określone terminy, w których należy dokonywać rozliczeń. Wydawać by się mogło, że jest to sytuacja idealna. Z góry wiadomo, co, na kiedy należy przygotować. Z drugiej strony terminy, które wyznaczają nam określony rytm pracy mogą być tak ułatwieniem, jak i utrudnieniem, jeśli weźmiemy pod uwagę czynnik ludzki.
Największym problemem w organizacji pracy pracowników w biurze rachunkowym jest komunikacja z klientem. Zresztą działa to w dwie strony. Dla klientów konieczność pojawienia się w biurze z każdym dokumentem też bywa kłopotliwa. Często prowadzi to do sytuacji, że dokumenty dostarczane są w ostatniej chwili. I o ile dotyczy to jednego klienta, nie dezorganizuje pracy biura, ale jeśli rośnie liczba klientów, którzy dzień przed terminem rozliczeń dostarczają brakujące dokumenty, bo wcześniej nie dali rady, staje się to kłopotliwe- mówi Krzysztof Wojtas z Saldeo.pl. Sytuacja jest o tyle patowa, że, biorąc pod uwagę wolny rynek, trudno narzucać klientom sztywne terminy dostarczania dokumentów, bo możemy ich po prostu stracić. Z drugiej strony zazwyczaj nie jest wolą klientów ich niedotrzymywanie, gdyż w ich interesie jest dostarczyć wszystko na czas. Dlatego najczęściej klienci biur czekają do ostatniej chwili, aż zbiorą wszystkie dokumenty. Sporo biur rachunkowych oferuje nawet samodzielny odbiór dokumentów od klientów, ale jest to czasochłonne i kosztowne.
Drugi czynnik, o jakim należy wspomnieć, to tak zwane rozpraszacze, które skutecznie utrudniają zarządzanie czasem. To, co ułatwia nam pracę, jak dostęp do sieci internetowej, często może nam zabierać cenny czas. Trudno się powstrzymać przed korzystaniem z portali społecznościowych czy szukaniem ciekawych ofert na zakupy. Tym bardziej, że czas poświęcany tylko na sprawdzenie poczty prywatnej płynie szybciej. Tracimy kontrolę i już po chwili mija godzina spędzona na niczym. Jeśli w tym momencie wpadnie jeszcze dwóch klientów coś donieść, odbierzemy kilkanaście telefonów z zapytaniem, „to ile wyszło za ten miesiąc podatku” możemy stracić naprawdę dużo czasu. Specjaliści od motywowania pracowników i zarządzania czasem pracy radzą, aby być bardziej asertywnym, dzielić i delegować swoje obowiązki, jednak te uniwersalne zasady nie sprawdzają się w codziennym życiu.
Jak zatem zaoszczędzić czas prowadząc biuro rachunkowe? Zapytaliśmy o to praktyków.
- Sposobem na oszczędność czasu w biurze rachunkowym jest przede wszystkim korzystanie z dobrego, profesjonalnego oprogramowania – mówi nasz ekspert, Barbara Zniszczoł prowadząca biuro Doradztwa Podatkowego w Wiśle. - Dotyczy to zarówno programów finansowo-księgowych, jak i płacowo-kadrowych. Ważne jest, aby oprogramowanie oferowało możliwość stosowania gotowych reguł, wzorców, schematów księgowań, które można wykorzystać w każdej nowej firmie (u każdego klienta). Takie podejście do tematu wydaje się być logiczne, gdyż dużo większy wpływ mamy na technologię, w której pracujemy, niż na dyscyplinę własną pracowników. Jeśli Ci drudzy potrafią się dobrze zorganizować, dostarczając im odpowiednie narzędzia pracy, zwiększymy efektywność biura i będziemy mogli obsłużyć jeszcze większą liczbę klientów. Przeniesienie informacji do systemu komputerowego ma również dodatkowe korzyści. Nawet w przypadku nieobecności osoby prowadzącej danego klienta, inni w łatwy sposób mogą zająć się zadaniem w zastępstwie. Jednak to nie eliminuje problemu bezpośredniego kontaktu na linii klient-biuro rachunkowe.
Brak komentarzy
Tego artykułu jeszcze nie skomentowano. Bądź pierwszy...