Jeżeli prowadzisz działalność gospodarczą, masz prawo delegować siebie lub swoich pracowników do miejscowości innych niż ta, w której działasz – jednak tylko w celach biznesowych.
Zgodnie z definicją, delegacja jest świadczeniem przysługującym osobom wykonującym swoje czynności służbowe, niezależnie od rodzaju zatrudnienia – w ramach umowy o pracę, umowy zlecenia, umowy o dzieło lub prowadzenia działalności gospodarczej. Należy pamiętać, że pomiędzy delegacją pracodawcy (przedsiębiorcy) a pracownika istnieje kilka zasadniczych różnic, które ująć można w następujących punktach:
- pracodawca (przedsiębiorca) nie wypłaca sobie dodatkowo zwrotu poniesionych kosztów, ma jednak prawo zaliczyć wydatki z podróży służbowej do kosztów uzyskania przychodu
- pracownik przed podróżą musi otrzymać od pracodawcy zaliczkę na poczet ewentualnych kosztów, z której w terminie 14 dni od zakończenia podróży winien się rozliczyć i odebrać od pracodawcy zwrot poniesionych kosztów na podstawie przedstawionych przez siebie dokumentów.
O jakich kosztach mowa?
Przede wszystkim są to wydatki związane z podróżą. Zaliczyć do nich można również te przeznaczone na akomodację, wyżywienie oraz inne, służące reprezentowaniu firmy (np. udział w targach). Pracodawca wysyłający pracownika na delegację, zmuszony jest wydać mu polecenie służbowego wyjazdu, określając równocześnie preferowany środek transportu. Nie wyklucza się podróżowania własnym samochodem. W tej sytuacji pracownik otrzymuje ryczałt za jazdę wg obowiązujących stawek.
Gdy delegatem jest sam pracodawca, polecenie wyjazdu służbowego nie jest konieczne. Ponadto, dysponując własnymi środkami finansowymi, nie jest on zobligowany do terminowego rozliczania się z poniesionych kosztów, zazwyczaj jednak przyjmuje się czas 14 dni.
Dokumentacja to podstawa
Koniecznym jest, aby wszelkie wydatki poparte były fakturą lub rachunkiem wystawionym na firmę. Szczególnie, gdy dotyczy to płatności za bilety środków komunikacji publicznej czy taksówek. W przypadku podróży pojazdami PKP lub PKS, gdy bilet zawiera nazwę i NIP sprzedawcy, numer i datę wystawienia biletu, odległość taryfową (nie mniejszą niż 50 km), kwotę należności z podatkiem oraz kwotę podatku, może być rozliczony jak faktura VAT.
Jednak ze względu na bilety typu miejscówka (rezerwacja miejsca np. w pociągu ekspresowym) – korzystniej jest uzyskać fakturę VAT zaraz przy zakupie biletu, gdyż nie zawierają one wszystkich koniecznych informacji.
Wyjątkiem w dokumentowaniu indywidualnych kosztów podróży – oprócz wspomnianych biletów PKP – są opłaty parkingowe lub za przejazd autostradą, w przypadku których niemożliwe jest uzyskanie imiennego dokumentu.
Nie zapominaj o dietach
Do kosztów, o których mowa była wcześniej, doliczyć można diety w wysokości równoważnej dietom pracowników sfery budżetowej. W 2009 roku jej wysokość to 23 dla podróży krajowych, a dla zagranicznych – zależnie od kraju docelowego.
Przedsiębiorca udający się w delegację może zaliczyć wartości diet do kosztów uzyskania przychodów. Jeżeli jednak wlicza w koszty rachunki lub faktury za posiłki, nie powinny one być wyższe niż wartość diety.
Często bywa tak, że podróż służbowa trwa więcej niż równe 24 godziny. Dieta rozliczana jest wówczas zależnie od czasu podróży, tj. w przypadku delegacji krótszej niż 8 godzin – 1/3 diety; 8 do 12 godzin – 1/2 diety; powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
Delegacja w ewidencji
Koszty delegacji należą do wydatków księgowanych w KPIR przez dowód wewnętrzny. Dokument z delegacji powinien zawierać zestawienie wydatków, które stanowić mogą koszt uzyskania przychodów i, bazując na tym dokumencie, sporządza się dowód wewnętrzny na sumę wydatków. W sytuacji, gdy na dokumencie delegacji wykazujemy wydatki, od których mamy prawo odliczyć podatek naliczony, ujmujemy je wówczas w rejestrach VAT.
Źródło: blog.ifirma.pl
