Poczta elektroniczna to obecnie jedno z podstawowych narządzi komunikacji w firmie. Korespondencja przesyłana tą drogą, zawierająca często istotne dla firmy i potencjalnych kontrahentów treści, powinna być zatem odpowiednio chroniona.
Poczta elektroniczna stanowi wizytówkę firmy. To, jaki adres mailowy posiada przedsiębiorstwo, świadczy niejednokrotnie o jej pozycji na rynku. Wiele firm, w celu uniknięcie wyższych kosztów, korzysta z domen popularnych serwisów internetowych, nie zdając sobie sprawy, iż takie rozwiązanie może negatywnie wpłynąć na wizerunek firmy. Adres w firmowej domenie robi znacznie lepsze pierwsze wrażenie. Ale nie tylko firmowy mail jest ważny. Istotną rolę odgrywa także otoczenie, czyli pełna funkcjonalność tego typu usługi komunikacyjnej.
Klucz do bezpieczeństwa firmowej poczty stanowią technologie. Każda transmisja danych powinna być odpowiednio zakodowana tak, aby w przypadku „przechwycenia” e-maila przez osoby trzecie jego treści pozostały bezpieczne. Zazwyczaj funkcję tą pełni protokół szyfrowania SSL (ang. Secure Socket Layer). Jego zadaniem jest dbanie o poufność i integralność przesyłanych danych w protokole HTML. Warto zwrócić na to uwagę wykupując usługę serwera.
Kolejna opcja zabezpieczając poufność przesyłanych treści to stosowanie protokołu SMTP, który służy autoryzacji użytkownika poczty uniemożliwiając wysyłanie poczty z konta, do którego użytkowania dana osoba nie jest upoważniona.
Mówiąc o bezpieczeństwie poczty elektronicznej nie sposób nie wspomnieć o zabezpieczeniu przed spamem i wirusami. Hostingodawca, na serwerach którego funkcjonuje poczta, musi stosować filtry antywirusowe i antyspamowe. wszelkiego typu wirusy i spam to plaga XXI wieku. Czym jest spam często zapychający nasza skrzynkę po brzegi i wręcz uniemożliwiający jej prawidłowe funkcjonowanie ? Po pierwsze to informacje handlowe nie zamawiane przez odbiorcę, których rozsyłanie jest w prawie polskim zabronione, a po drugie – wielokrotne wiadomości e-mail.
Ostatni ale równie ważny, jak wyżej wspomniane, element zabezpieczenia to wykonywanie regularnych kopii bezpieczeństwa poczty, najlepiej raz na dobę. Rozwiązanie to pozwala przywrócenie treści w razie ich przypadkowego usunięcia z serwera.
Jakie są zatem bezpiecznie korzystać z firmowej poczty?
1/ przy korzystaniu z tzw. klienta poczty należy tak skonfigurować program, aby tworzył kopie wiadomości na dysku komputera budując w ten sposób archiwum dostępne np. w przypadku awarii jednego z nośników lub korzystania z jego zasobów w sytuacji, gdy dostęp do firmowego komputera jest niemożliwy,
2/ nie należy otwierać podejrzanych załączników lub linków do stron WWW przesyłanych drogą elektroniczną,
3/ należy prawidłowo zabezpieczyć hasło umożliwiające dostęp do skrzynki e-mail,
4/ w interesie firmy leży przeszkolenie pracowników z zakresu prawidłowego posługiwania się firmową pocztą elektroniczną
Źródło: nazwa.pl / twoja-firma.pl
